Fakturácia a doklady

Tento článok opisuje funkcie vytvárania a správy dokladov naviazaných na objednávky. Ako doklady alebo tiež dokumenty v našom systéme označujeme objednávky, daňové doklady (faktúry), zálohové faktúry, dobropisy (opravné daňové doklady), daňové doklady k prijatej platbe a dodacie listy.

Vytváranie a typy dokladov

Všetky typy dokladov nájdete v administrácii e-shopu v časti Objednávky. Podrobnosti o vytváraní a správe objednávok nájdete v samostatnom článku Objednávky.

V tejto sekcii opíšeme, aké jednotlivé typy dokumentov je v Shoptete možné vytvoriť a aké majú vlastnosti.

Prehľad dokladov

Prehľad konkrétneho typu dokladov nájdete v administrácii e-shopu v časti Objednávky – napr. Objednávky → Daňové doklady. Fungovanie prehľadu dokladov je pri všetkých piatich typoch dokladov takmer rovnaké.

Každý prehľad dokladov obsahuje 4 záložky – Všetky dokumenty, Platný, Zrušené a Log.

Prvé tri záložky slúžia na rýchle filtrovanie. Záložka Všetky dokumenty vám zobrazí všetky vytvorené doklady daného typu, záložka Platný vám zobrazí iba platné doklady a záložka Zrušené zobrazí doklady, ktoré boli zneplatnené.

Záložka Log zobrazuje históriu exportov daného typu dokladu. Podrobnosti nájdete v článku Export dokladov.

Nad prehľadovou tabuľkou dokladov nájdete tlačidlo Filter, ktoré vám zobrazí možnosti vyhľadávania a filtrovania v dokladoch. Nad prehľadovou tabuľkou nájdete tiež tlačidlo Funkcia, ktoré vám po začiarknutí vybraných dokladov (alebo všetkých dokladov na stránke) umožní vykonávať hromadné akcie, ako napr. tlač, vymazanie, zneplatnenie atď.

V prehľadovej tabuľke nájdete vždy základné údaje o danom doklade ako dátum vytvorenia, sumu, ďalšie naviazané doklady a pod. Po prejdení na riadok s dokladom sa vám v pravom stĺpci zobrazia ikony pre export do PDF, tlač dokladu a červený krížik na zmazanie daného dokladu.

Kliknutím na číslo dokladu sa vám otvorí detail dokladu.

Vyhľadávanie dokladov pomocou čítačky

V tlačených dokladoch a dokladoch vo formáte PDF umožňujeme zobrazovať čiarový kód (aktiváciu vykonáte vo všeobecných nastaveniach dokladov). Tento čiarový kód obsahuje číslo daného dokladu a pomocou čítačky čiarových kódov môžete doklad v administrácii ľahko vyhľadať bez potreby ručne prepisovať číslo dokladu. Stačí na prehľade daného typu dokladu (napr. pri faktúre na prehľade Objednávky → Daňové doklady) načítať čítačkou čiarový kód z vytlačeného dokladu a doklad sa vám ihneď zobrazí vo výsledkoch vyhľadávania.

Detail dokladu

Každý vytvorený doklad je možné v administrácii otvoriť a upraviť. Túto stránku označujeme ako detail dokladu. Detail dokladu sa pre jednotlivé typy dokladov v rôznych nastaveniach a možnostiach líši, ale základné rozvrhnutie a fungovanie detailu dokladu je pre všetky typy rovnaké.

Horná lišta dokladu

V hornej lište dokladu nájdete okrem tlačidiel na uloženie a zmazanie dokladu aj ďalšie možnosti.

E-mail: Umožňuje vám odoslať informačný e-mail k dokladu. Po prejdení na tlačidlo sa vám zobrazí ponuka šablón informačných e-mailov dostupných pre daný typ dokladu.

Tlač: V tejto ponuke sa vám zobrazia rôzne možnosti tlače konkrétneho dokladu. Podrobnosti nájdete v sekcii Tlač dokladov.

Doklad: K otvorenému dokladu môžete buď vytvoriť ďalší typ dokladu (napr. dobropis k faktúre), alebo prejsť na už vytvorený naviazaný doklad (napr. na objednávku, ku ktorej bola faktúra vytvorená).

Export: Otvorený doklad môžete exportovať do jedného z formátov dostupných v ponuke. Podrobnosti k exportu nájdete v článku Export dokladov.

Shoptet Pay: Pri niektorých typoch dokladov (daňové doklady a dobropisy) sa vám zobrazí ešte ponuka Shoptet Pay, ktorá vám môže uľahčiť napríklad vrátenie platby. Na správne fungovanie je potrebné mať v e-shope aktívnu službu Shoptet Pay.

Hlavička dokladu

V hlavičke detailu dokladu nájdete číslo dokladu, kontaktné a doručovacie údaje zákazníka a ďalšie údaje, ako sú dátumy vytvorenia a splatnosti, platobné údaje a pod.

Číslo vytvoreného dokladu nie je možné v našom systéme zmeniť.

Kontaktné údaje a fakturačnú a doručovaciu adresu zákazníka je možné v detaile daného dokladu meniť. Po prejdení na konkrétnu sekciu údajov sa vám zobrazí tlačidlo Upraviť. Kliknutím na toto tlačidlo sa vám otvorí okno s možnosťou upraviť údaje v sekcii.

V hlavičke detailu dokladu nájdete tiež políčka s dôležitými údajmi o doklade ako je napríklad Dátum vystavenia, Dátum splatnosti, Forma úhrady, Variabilný symbol atď. Tieto údaje sa pre jednotlivé typy dokladov líšia. Ak je políčko s údajom zašednuté, nie je možné daný údaj upraviť. Údaje v políčkach, ktoré nie sú zašednuté, môžete upravovať ako potrebujete.

Položky dokladu

Na záložke Položky vidíte všetky položky dokladu. Najčastejšie pôjde o položky objednávky, ku ktorej bol doklad vytvorený.

Všetky položky dokladu môžete upraviť – napríklad pridať zľavu, zmeniť množstvo alebo cenu, atď. Upraviť položku dokladu môžete po kliknutí na názov položky. Každú položku môžete tiež vymazať.

Kliknutím na kód produktu sa rýchlo dostanete do detailu produktu.

Tlačidlom Pridať pod tabuľkou položiek môžete do dokladu pridať ďalšie položky alebo napríklad plošnú zľavu pre celý doklad.

História dokladu

Na karte História nájdete zoznam zmien, ktoré boli v doklade urobené. Pri každej zmene nájdete dátum a čas, kedy bola vykonaná, a ktorý zo správcov alebo rozširujúcich funkcií a doplnkov zmenu vykonal.

Komentáre a poznámka

Pri niektorých typoch dokladov máte možnosť pridávať komentáre. Tie slúžia na interné účely a uvidíte ich tak iba vy a ostatní správcovia e-shopu.

Ku všetkým typom dokladov môžete pridať poznámku. Poznámka sa vždy prepíše na tlačovú verziu dokladu.

Daňový doklad (faktúra)

Daňový doklad, v praxi označovaný tiež ako faktúra, je typ účtovného dokumentu. Ak ste vedení ako platitelia DPH, potom máte povinnosť daňové doklady vystavovať, a to v podobe, akú určuje platná legislatíva (v SR ide o zákon č. 222/2004 Z. z., o dani z pridanej hodnoty). Náš systém všetky tieto zákonné náležitosti pre daňové doklady spĺňa. Ak nie ste platiteľmi DPH, odporúčame faktúry k objednávkam vystavovať a používať ich ako doklady o príjme pre vaše účtovníctvo.

V administrácii e-shopu nájdete prehľad faktúr v Objednávky → Daňové doklady. Z prehľadu je možné faktúry vytlačiť alebo exportovať. Kliknutím na číslo faktúry sa vám otvorí jej detail.

Vytvorenie novej faktúry

Faktúru môžete v e-shope vytvoriť ručne niekoľkými nižšie uvedenými spôsobmi. Faktúry je možné k objednávkam vystavovať aj automaticky na základe zmeny stavu objednávky. Podrobnosti nájdete v sekcii Automatické vytváranie dokladov.

Detail objednávky: V detaile vybranej objednávky vyberte v hornom paneli Doklad → Vytvoriť daňový doklad. Otvorí sa vám ponuka možností nastaviť základné vlastnosti faktúry. Takto vytvorená faktúra bude prepojená s objednávkou.

Prehľad objednávok: Slúži na hromadné vytvorenie faktúr k viacerým objednávkam naraz. V Objednávky → Prehľad začiarknite vybrané objednávky, v ponuke Funkcia zvoľte Vytvoriť → Faktúra a voľbu potvrďte. Takto vytvorené faktúry budú prepojené so zvolenými objednávkami.

Prehľad faktúr: V prehľade Objednávky → Daňové doklady kliknite na tlačidlo Pridať a vyplňte základné údaje faktúry. Takto vytvorenú faktúru nie je možné naviazať na objednávku.

Detail zálohovej faktúry: V detaile vybranej zálohovej faktúry vyberte v hornom paneli Doklad → Vytvoriť daňový doklad. Otvorí sa vám ponuka možností nastaviť základné vlastnosti faktúry, vrátane možnosti faktúru naviazať na zálohovú faktúru a prípadne na príslušný doklad k prijatej platbe (ak taký doklad existuje).

Pokladňa: Ak využijete funkciu Pokladňa, tak sa pri dokončení predaja cez pokladňu automaticky vystaví objednávka a daňový doklad.

Zálohová faktúra

Zálohová faktúra, niekedy označovaná aj ako zálohový list alebo proforma faktúra, nie je účtovný ani daňový doklad v pravom zmysle slova. Slúži iba ako výzva k platbe vopred – napríklad pred dodaním tovaru alebo poskytnutím služby. Neobsahuje DPH a nevstupuje do účtovníctva ako záväzok alebo pohľadávka. Zálohovú faktúru môžu vystavovať platitelia DPH aj neplatitelia. Po prijatí platby k zálohovej faktúre je potrebné vystaviť riadny daňový doklad alebo doklad k prijatej platbe. Náš systém vám umožní ľahko vytvárať zálohové faktúry aj následné daňové doklady.

V administrácii e-shopu nájdete prehľad zálohových faktúr v Objednávky → Zálohové faktúry. Z prehľadu je možné zálohové faktúry vytlačiť alebo exportovať. Kliknutím na číslo zálohovej faktúry sa vám otvorí jej detail.

Zálohové faktúry môžete priradiť aj k už vytvoreným daňovým dokladom (faktúram). Stačí prejsť do detailu vybranej faktúry a zálohovú faktúru pridať ako položku faktúry. Suma faktúry bude znížená o výšku zálohy (sumu zálohovej faktúry).

Vytvorenie novej zálohovej faktúry

Vytvoriť zálohovú faktúru môžete v e-shope ručne niekoľkými nižšie uvedenými spôsobmi. Zálohové faktúry je možné k objednávkam tiež vystavovať automaticky na základe zmeny stavu objednávky. Podrobnosti nájdete v sekcii Automatické vytváranie dokladov.

Detail objednávky: V detaile vybranej objednávky vyberte v hornej lište Doklad → Vytvoriť zálohovú faktúru. Otvorí sa vám ponuka možností nastaviť základné vlastnosti zálohovej faktúry. Takto vytvorená zálohová faktúra bude prepojená s objednávkou.

Prehľad objednávok: Slúži na hromadné vytvorenie zálohových faktúr k viacerým objednávkam naraz. V Objednávky → Prehľad začiarknite vybrané objednávky, v ponuke Funkcia zvoľte Vytvoriť → Zálohová faktúra a voľbu potvrďte. Takto vytvorené zálohové faktúry budú prepojené so zvolenými objednávkami.

Prehľad zálohových faktúr: V prehľade Objednávky → Zálohové faktúry kliknite na tlačidlo Pridať a vyplňte základné údaje zálohovej faktúry. Takto vytvorenú zálohovú faktúru nie je možné naviazať na objednávku.

Dobropis (opravný daňový doklad)

Dobropis, oficiálne označovaný ako opravný daňový doklad, slúži na opravu vystaveného daňového dokladu. Vystavuje sa napríklad pri vrátení tovaru, poskytnutí zľavy alebo reklamácii. Platitelia DPH majú povinnosť vystaviť dobropis v súlade so zákonom o DPH. Dobropis musí odkazovať na pôvodný daňový doklad, uvádzať dôvod opravy a novú výšku základu dane a DPH. Tieto legislatívne podmienky náš systém spĺňa a umožňuje vám tak jednoduché vystavovanie dobropisov.

V administrácii e-shopu nájdete prehľad dobropisov v Objednávky → Dobropisy. Z prehľadu je možné dobropisy vytlačiť alebo exportovať. Kliknutím na číslo dobropisu sa vám otvorí jeho detail.

V hornej lište v detaile dobropisu nájdete tlačidlo Naskladniť. Kliknutím na toto tlačidlo sa automaticky vrátia na sklad všetky položky dobropisu. Položky sa na sklad vrátia automaticky aj v prípade stornovania objednávky (prepnutím do systémového stavu Stornovaná). Pri už stornovaných objednávkach nie je možné tlačidlo Naskladniť v detaile dobropisu použiť.

Ak by ste chceli položky dobropisu opäť vyskladniť (napríklad preto, že ste funkciu naskladnenia z dobropisu využili omylom), prepnite dobropis do stavu Neplatný, zmenu stavu uložte a potom sa vám namiesto tlačidla Naskladniť zobrazí v hornej lište tlačidlo Vyskladniť. Kliknutím na toto tlačidlo položky z dobropisu opäť vyskladníte.

Vytvorenie nového dobropisu

Vytvoriť dobropis môžete v e-shope ručne niekoľkými nižšie uvedenými spôsobmi. K objednávkam, ku ktorým už existuje daňový doklad, je možné dobropisy vystavovať aj automaticky, a to na základe zmeny stavu objednávky do systémového stavu Stornovaná. Podrobnosti nájdete v sekcii Automatické vytváranie dokladov.

Detail daňového dokladu (faktúry): V detaile vybraného daňového dokladu vyberte v hornej lište Doklad → Vytvoriť dobropis. Otvorí sa vám ponuka možností nastaviť základné vlastnosti dobropisu. Takto vytvorený dobropis bude automaticky prepojený s faktúrou.

Detail dokladu k prijatej platbe: V detaile vybraného dokladu k prijatej platbe vyberte v hornej lište Doklad → Vytvoriť dobropis. Otvorí sa vám ponuka možností nastaviť základné vlastnosti dobropisu. Takto vytvorený dobropis bude automaticky prepojený s dokladom k prijatej platbe.

Prehľad dobropisov: V prehľade Objednávky → Dobropisy kliknite na tlačidlo Pridať a vyplňte základné údaje dobropisu. Zadaním čísla faktúry sa vám dobropis naviaže na danú faktúru.

Po vytvorení obsahuje dobropis vždy všetky položky faktúry, okrem tých typov položiek, ktoré ste v nastavení dokladov vylúčili (podrobnosti v nastavení dobropisov). Ak chcete vytvoriť iba čiastočný dobropis, stačí vymazať vybrané položky a nechať v ňom iba tie položky, ktoré z pôvodnej faktúry dobropisom opravujete (napr. ktoré ste zákazníkovi vrátili).

Dodací list

Dodací list je dokument, ktorý potvrdzuje odovzdanie tovaru medzi dodávateľom a odberateľom, teda medzi vami a vašimi zákazníkmi. Zvyčajne obsahuje informácie o množstve, druhu tovaru, dátume dodania a prípadne aj osobe, ktorá prevzatie potvrdila. Dodací list nie je účtovný ani daňový doklad, ale môže slúžiť ako dôkaz o uskutočnení fyzického dodania. Môže tak byť užitočný pre sledovanie zásielok a objasnenie prípadných reklamácií.

V administrácii e-shopu nájdete prehľad dodacích listov v Objednávky → Dodacie listy. Z prehľadu je možné dodacie listy vytlačiť alebo exportovať. Kliknutím na číslo dodacieho listu sa vám otvorí jeho detail.

Vytvorenie nového dodacieho listu

Vytvoriť dodací list môžete v e-shope ručne dvoma nižšie uvedenými spôsobmi. Dodacie listy je možné k objednávkam vystavovať aj automaticky na základe zmeny stavu objednávky. Podrobnosti nájdete v sekcii Automatické vytváranie dokladov.

Detail objednávky: V detaile vybranej objednávky vyberte v hornom menu Doklad → Vytvoriť dodací list. Otvorí sa vám ponuka možností nastaviť základné vlastnosti dodacieho listu. Takto vytvorený dodací list bude prepojený so zadanou objednávkou.

Prehľad dodacích listov: V prehľade Objednávky → Dodacie listy kliknite na tlačidlo Pridať a vyplňte základné údaje. Buď môžete vytvoriť prázdny dodací list, alebo ho zadaním čísla objednávky do políčka Kód objednávky naviažete na vybranú objednávku.

Daňový doklad k prijatej platbe

Daňový doklad k prijatej platbe (niekedy označovaný ako príjmový doklad) je potvrdenie o tom, že ste vy ako dodávateľ dostali od zákazníka platbu – či už v hotovosti, prevodom alebo iným spôsobom. Neplátcovia DPH môžu doklad k prijatej platbe použiť ako účtovný doklad k príjme. Platitelia DPH na základe dokladu k prijatej platbe vystavujú daňový doklad (ak nebol daňový doklad vystavený už predtým).

V administrácii e-shopu nájdete prehľad dokladov k prijatej platbe v Objednávky → Daňové doklady k prijatej platbe. Z prehľadu je možné doklady k prijatej platbe vytlačiť alebo exportovať. Kliknutím na číslo dokladu k prijatej platbe sa vám otvorí jeho detail.

Vytvorené doklady k prijatej platbe môžete priradiť aj k už vytvoreným daňovým dokladom (faktúram), a to v prípade, že sú faktúra aj doklad k prijatej platbe naviazané na rovnakú objednávku. V takom prípade stačí prejsť do detailu vybratej faktúry a doklad k prijatej platbe pridať ako položku faktúry. Suma faktúry bude znížená o sumu prijatej platby.

Uzavretie dokladu k prijatej platbe

Každý doklad k prijatej platbe je možné uzavrieť (uzamknúť) pre ďalšie úpravy. V detaile dokladu k prijatej platbe začiarknite voľbu Zavreté a potvrďte. Tým dôjde k jeho uzamknutiu. Doklad k prijatej platbe sa uzavrie automaticky po jeho pridaní do faktúry.

Úprava uzavretého dokladu k prijatej platbe

Ak je doklad k prijatej platbe uzavretý iba manuálne (voľba Zavreté je začiarknutá), stačí v jeho detaile zrušiť začiarknutie voľby Zavreté.

V prípade, že je doklad k prijatej platbe uvedený v nejakom daňovom doklade (faktúre), nie je možné zrušiť začiarknutie voľby Zavreté. Najprv je potrebné daný doklad k prijatej platbe vymazať z faktúry a potom zrušiť začiarknutie voľby Zavreté.

Vytvorenie nového dokladu k prijatej platbe

Doklady k prijatej platbe môžete vytvárať ručne niekoľkými nižšie uvedenými spôsobmi. Doklady k prijatej platbe je možné vystavovať aj automaticky, a to buď na základe zmeny stavu objednávky (podrobnosti v sekcii Automatické vytváranie dokladov), alebo pri prijatí platby (len pri prijatých online platbách, aktivovať túto voľbu môžete v nastavení dokladov).

Detail objednávky: V detaile vybranej objednávky vyberte v hornej lište Doklad → Vytvoriť doklad k prijatej platbe. Otvorí sa vám ponuka možností nastaviť základné vlastnosti dokladu k prijatej platbe. Takto vytvorený doklad k prijatej platbe bude prepojený s objednávkou a bude sa vzťahovať k tejto objednávke.

Detail zálohovej faktúry: V detaile vybranej zálohovej faktúry vyberte v hornej lište Doklad → Vytvoriť doklad k prijatej platbe. Otvorí sa vám ponuka možností nastaviť základné vlastnosti dokladu k prijatej platbe. Takto vytvorený doklad k prijatej platbe sa bude vzťahovať k danej zálohovej faktúre. V prípade, že je zálohová faktúra naviazaná na objednávku, naviaže sa na túto objednávku aj doklad k prijatej platbe.

Prehľad dokladov k prijatej platbe: V prehľade Objednávky → Daňové doklady k prijatej platbe kliknite na tlačidlo Pridať a vyplňte základné údaje dokladu k prijatej platbe, vrátane uvedenia čísla objednávky alebo zálohovej faktúry, ku ktorej sa doklad vzťahuje.

Automatické vytváranie dokladov

Vybrané typy dokladov (daňové doklady, zálohové faktúry, dodacie listy a doklady k prijatej platbe) je možné vytvárať k založenej objednávke automaticky na základe zmeny stavu objednávky. Tieto typy dokladov je možné automaticky vystavovať pri ľubovoľnom stave objednávky okrem systémového stavu Stornovaná.

Pri zmene objednávky do systémového stavu Stornovaná je možné automaticky vytvoriť iba dobropis. Podrobnosti nájdete ďalej v sekcii Automatické vytváranie dobropisov pri stornovaní objednávky.

V Nastavenie → Objednávky → Stavy kliknite na stav, pri ktorom chcete doklady automaticky vytvárať. V detaile tohto stavu v sekcii Vytvoriť doklady začiarknite typy dokladov, ktoré sa majú automaticky vytvoriť, a pre aké spôsoby platby. Hneď ako bude objednávka s vybranými spôsobmi platby prepnutá do daného stavu, dôjde k vystaveniu vybraných dokladov. Ak už daný typ dokladu pri objednávke raz existuje, tak sa po prepnutí stavu objednávky tento doklad znovu nevytvorí – nemusíte sa tak obávať duplicít v dokladoch.

Automatické vytváranie dobropisov pri stornovaní objednávky

Dobropis je možné automaticky vytvoriť iba pri zmene do systémového stavu objednávky Stornovaná. Pri iných stavoch túto možnosť nenájdete. V detaile stavu Stornovaná začiarknite voľbu Vytvoriť dobropis.

Po prepnutí objednávky do stavu Stornovaná sa dobropis následne vytvorí automaticky. Podmienkou je, aby bol k objednávke pred stornovaním vystavený daňový doklad, ku ktorému sa má dobropis vytvoriť.

Zo zákona je potrebné na dobropisoch uvádzať dôvod ich vzniku. Na automaticky vytvorených dobropisoch sa ako dôvod zobrazí text z voľby Predvolený dôvod opravy daňového dokladu vo vašom nastavení dobropisov.

Automaticky vytvorený dobropis sa vždy vystaví na všetky položky objednávky – v závislosti od vášho nastavenia buď len na produkty, alebo aj na dopravu, platbu a darček. Vystaviť dobropis len na niektoré položky je možné iba ručným vytvorením dobropisu.

Automatické odoslanie dokladu e-mailom

Doklady môžete zmenou stavu objednávky nielen vytvoriť, ale aj rovno automaticky odoslať zákazníkom e-mailom. V Nastavenie → E-maily → Automatické odosielanie na záložke Stavy objednávok kliknite na názov príslušného stavu objednávky a otvorí sa možnosť upraviť šablónu e-mailu pre daný stav. V detaile tejto šablóny v sekcii Prílohy začiarknite typy dokladov, ktoré chcete so šablónou odoslať.

V sekcii Formát prílohy máte možnosť zvoliť, v akom formáte sa má doklad odoslať. Na výber je formát PDF a ISDOC alebo môžete zvoliť odoslanie dokladov v oboch formátoch.

Podrobnosti k automatickému odosielaniu e-mailov nájdete v článku Informačné e-maily.

Nastavenie dokladov

Nastavenie dokladov nájdete v administrácii e-shopu v Nastavenia → Objednávky → Doklady. Stránka je rozdelená do záložiek Všeobecné nastavenia, Objednávky, Zálohové faktúry, Daňové doklady, Dobropisy, Dodacie listy a Doklady k prijatej platbe.

Fakturačná adresa a platobné údaje

Niektoré údaje sa do dokladov prepisujú z iných nastavení obchodu.

Fakturačná adresa sa prepisuje z nastavení uvedených v administrácii v Nastavenia → Základné nastavenia → Nastavenia obchodu na záložke Fakturačné údaje. Podrobnosti nájdete v článku Nastavenie obchodu.

Platobné údaje (číslo účtu) sa automaticky prepisujú do vybraných dokladov, ak sú vyplnené v administrácii v Nastavenia → Základné nastavenia → Meny, v nastavení jednotlivých mien. Odporúčame ku každej mene vždy vyplniť číslo účtu v tuzemskom formáte aj v medzinárodnom formáte IBAN vrátane uvedenia BIC (SWIFT). Podrobnosti nájdete v článku Meny.

Všeobecné nastavenia

Záložka Všeobecné nastavenia obsahuje predvolené hodnoty a voľby, ktoré sa môžu prejaviť pri viacerých typoch dokladov. Väčšinu týchto údajov môžete pri konkrétnom doklade zmeniť v jeho detaile.

Štandardné nastavenie

Forma úhrady: Umožňuje prednastaviť predvolenú formu úhrady pre doklady. V detaile konkrétneho dokladu ju môžete zmeniť ručne.

Konštantný symbol: Umožňuje prednastaviť konštantný symbol pre doklady, pri ktorých sa tento údaj používa.

Špecifický symbol: Umožňuje prednastaviť špecifický symbol pre doklady, pri ktorých sa tento údaj používa.

Radiť položky v dokladoch: Umožňuje nastaviť, či sa majú položky v dokladoch radiť podľa názvu produktu, podľa kódu produktu alebo podľa pozície v sklade. Položky sú podľa tohto nastavenia radené okrem dokladov aj v tlači expedície objednávok a v inventúre.

Splatnosť faktúr

Pre skupinu: Predvolená lehota splatnosti faktúr. Použije sa v prípade, že zákaznícka skupina nemá nastavenú vlastnú splatnosť.

Predvolená splatnosť pre konkrétnu zákaznícku skupinu: Predvolená lehota splatnosti faktúr pre konkrétnu zákaznícku skupinu. Ak ju pri skupine nevyplníte, použije sa všeobecná splatnosť faktúr "Pre skupinu" z nastavenia vyššie.

Zobrazenie informácií na dokladoch

QR kód: Umožňuje zobraziť QR kód na dokladoch pri platbe prevodom. QR kód obsahuje štruktúrované platobné údaje, ktoré je možné načítať napríklad smartfónom. Na správne zobrazenie je potrebné mať v nastavení bankového účtu v detaile meny v Nastavenia → Základné nastavenia → Meny vyplnený bankový účet, IBAN, BIC a majiteľa účtu (názov účtu).

Čiarový kód: V tlačenej verzii dokladov sa zobrazí čiarový kód obsahujúci číslo dokladu.

Kontaktná osoba u dodávateľa: Umožňuje zobrazovať na dokladoch meno a priezvisko kontaktnej osoby dodávateľa, teda vášho e-shopu.

Kontaktná osoba u príjemcu: Umožňuje zobrazovať na dokladoch meno a priezvisko kontaktnej osoby príjemcu, teda zákazníka.

E-mail príjemcu: Umožňuje zobrazovať na dokladoch e-mailovú adresu príjemcu.

Telefónne číslo príjemcu: Umožňuje zobrazovať na dokladoch telefónne číslo príjemcu.

Adresa príjemcu: Umožňuje zobrazovať na dokladoch doručovaciu adresu príjemcu.

Logo

Na doklady je možné nahrať logo vášho e-shopu alebo spoločnosti. Logo sa zobrazí v hlavičke dokladu v sekcii Dodávateľ. Povolené formáty obrázkov sú PNG, JPG a GIF.

Pečiatka spoločnosti

Na doklady je možné nahrať pečiatku vašej spoločnosti. Pečiatka sa zobrazí v pravej spodnej časti. Povolené formáty obrázkov sú PNG, JPG a GIF.

Upravenie radu X: Umožňuje upraviť vodorovnú pozíciu pečiatky na dokladoch. Vyššia hodnota posúva pečiatku doprava.

Upravenie stĺpca Y: Umožňuje upraviť zvislú pozíciu pečiatky na dokladoch. Vyššia hodnota posúva pečiatku nadol. Po uložení zmien odporúčame vykonať testovaciu tlač.

Export dokladov

V sekcii Export dokladov nájdete možnosti nastavenia, ktoré ovplyvnia exporty dokladov.

Formát ISDOC

ISDOC formát je štandard pre elektronickú fakturáciu v Českej republike. To znamená, že tento formát je podporovaný iba v Českej republike. Odporúčame preto jeho využitie konzultovať s dodávateľom vášho systému, do ktorého chcete doklady v tomto formáte importovať.

Zaškrtnutím voľby Používať formát ISDOC sa vám bude pri exporte niektorých typov dokladov (daňové doklady, dobropisy a daňové doklady k prijatej platbe) ponúkať možnosť exportovať doklady do formátu XML podľa platnej oficiálnej špecifikácie ISDOC 6.0.2.

Nastavenie exportu do Money S3

Predkontácia: Umožňuje nastaviť hodnotu predkontácie, ktorá sa premietne do vášho XML exportu do Money S3. Ak políčko ponecháte prázdne, do exportu sa premietne východisková hodnota P503 alebo P504.

Účet: Umožňuje nastaviť hodnotu účtu, ktorá sa premietne do vášho XML exportu do Money S3. Ak políčko ponecháte prázdne, do exportu sa premietne východisková hodnota BAN alebo POK.

Číslovanie dokladov

Voľby pre nastavenie číslovania dokladov sú uvedené pri viacerých typoch dokladov a pri všetkých typoch fungujú rovnako. Prípadné výnimky uvádzame ďalej v článku pri jednotlivých typoch dokladov.

Číslo dokladu má dĺžku určenú voľbou Počet znakov. Skladá sa vždy z Predpony a číselného radu. Číselný rad začína od čísla určeného voľbou Začať od, automaticky sa navyšuje, a do dĺžky znakov je doplnený o nuly.

Pri objednávkach môžete namiesto automaticky navyšovaného číselného radu nastaviť náhodné číslovanie. Táto možnosť je unikátna iba pre objednávky, u ostatných typov dokladov sa vždy použije číselný rad.

Predpona

Predpona určuje začiatok čísla dokladu. Predpona môže obsahovať číslice, písmená (malé a veľké písmená bez diakritiky) a znaky -, ., / a _.

Ako predpona sa často používa dátum, kedy bol daný typ dokladu vytvorený. Aby sa do čísla dokladu automaticky prepísal aktuálny dátum, môžete v nastavení predpony použiť nasledujúce premenné:

• %YYYY%: rok v úplnom tvare, napr. 2025
• %YY%: rok v skrátenom tvare, napr. rok 2025 ako 25
• %MM%: mesiac, napr. september ako 09
• %DD%: deň, napr. piaty deň v mesiaci ako 05

Jednotlivé premenné je možné vzájomne kombinovať, a teda môžete ako predponu uvádzať napríklad aj celý dátum v tvare %YY%%MM%%DD%.

Tvorba číslovania

Tvorba číslovania: Umožňuje určiť, akým spôsobom sa má vytvárať číslo objednávky za predponou. Pri voľbe číselný rad sa číslo objednávky automaticky postupne navyšuje. Pri voľbe náhodné číslo sa za predponu vloží náhodne vygenerované číslo. Táto voľba je dostupná iba pri objednávkach.

Počet znakov a ďalšie nastavenie číselného radu

Počet znakov: Ide o celkový počet všetkých znakov v čísle dokladu, vrátane predpony.

Začať od: Určuje začiatok číselného radu.

Zjednotiť číslo dokladu a VS s objednávkou: Ak je táto voľba aktívna, daný typ dokladu bude mať rovnaké číslo a variabilný symbol ako objednávka, na ktorú je doklad naviazaný. Upozorňujeme, že týmto nastavením môžu vznikať medzery v číselných radoch dokladov (napr. z dôvodu stornovaných objednávok), čo je napríklad pri daňových dokladoch spravidla nežiaduce.

Zjednotiť VS s objednávkou: Začiarknutím tejto voľby sa na danom type dokladu použije variabilný symbol z objednávky, na ktorú je doklad naviazaný. Číselný rad daného dokladu však bude nezávislý od číslovania objednávok.

Objednávky

Voľby Predpona, Počet znakov a Začať od slúžia na nastavenie číslovania objednávok. Podrobnosti nájdete v sekcii Číslovanie dokladov.

Tvorba číslovania: Umožňuje vám určiť, či sa má číslo objednávky za predponou vytvárať ako automaticky navyšovaný číselný rad, alebo či sa má pre každú objednávku použiť za predponou náhodné číslo. Táto voľba je unikátna iba pre objednávky.

Synchronizovať doklady s objednávkou: Ak je táto voľba aktívna, budú sa všetky zmeny vykonané v objednávke okamžite zapisovať aj do všetkých vytvorených dokladov, ktoré sú na objednávku naviazané.

Uvádzať poznámky k položkám: V tlačovej verzii objednávky sa budú pri položkách zobrazovať poznámky. Poznámku k položke je možné vložiť v administrácii e-shopu v detaile objednávky kliknutím na danú položku.

Zobraziť pozíciu produktu v sklade: V tlačovej verzii objednávky sa zobrazí pri položke jej pozícia v sklade. Pozíciu produktu v sklade je možné zadať na záložke Sklad v detaile produktu.

Zaznamenať do poznámky tieto parametre: Umožňuje do objednávky zapisovať popisné parametre, ktoré sú uvedené v detaile produktu na záložke Parametre. Tieto parametre a ich hodnota sa pri vytvorení objednávky automaticky zapíšu do objednávky ako poznámka k položke. Na zobrazenie týchto parametrov v tlačovej verzii objednávky je potrebné aktivovať voľbu Uvádzať poznámky k položkám. Každý parameter vložte do nového poľa. Nové pole pre parameter vložíte kliknutím na ikonku +.

Zálohové faktúry

Voľby Predpona, Počet znakov, Začať od, Zjednotiť číslo dokladu a VS s objednávkou a Zjednotiť VS s objednávkou slúžia na nastavenie číslovania zálohových faktúr. Podrobnosti nájdete v sekcii Číslovanie dokladov.

Uvádzať poznámky k položkám: V tlačovej verzii zálohovej faktúry sa budú pri položkách zobrazovať poznámky. Poznámku k položke je možné vložiť v detaile zálohovej faktúry kliknutím na danú položku.

Prepísať na doklad poznámky z objednávky: Na zálohovú faktúru sa automaticky prepíšu poznámky k položkám z naviazanej objednávky.

Výška zálohy v %: Určuje východiskovú percentuálnu výšku zálohy, ktorá sa bude na zálohových faktúrach zobrazovať. Výšku zálohy môžete upravovať vždy aj pre jednotlivé zálohové faktúry v ich detaile.

Poznámka: Umožňuje vložiť predvolenú poznámku, ktorá sa bude prepisovať na všetky zálohové faktúry. Znenie poznámky môžete pri konkrétnom doklade upraviť v jeho detaile.

Daňové doklady

Voľby Predpona, Počet znakov, Začať od, Zjednotiť číslo dokladu a VS s objednávkou a Zjednotiť VS s objednávkou slúžia na nastavenie číslovania daňových dokladov. Podrobnosti nájdete v sekcii Číslovanie dokladov.

Použiť špeciálny rad dokladov pre Pokladňu: Umožňuje nastaviť vlastný číselný rad pre daňové doklady vystavené z Pokladne. Ak využívate funkciu Pokladne, odporúčame túto voľbu začiarknuť. Po začiarknutí sa vám zobrazia možnosti Predpona, Počet znakov a Začať od, ktoré vám umožnia nastaviť odlišné číslovanie dokladov vystavených z pokladne. Podrobnosti k týmto voľbám nájdete v sekcii Číslovanie dokladov.

Uvádzať poznámky k položkám: V tlačovej verzii daňového dokladu sa budú pri položkách zobrazovať poznámky. Poznámku k položke je možné vložiť v administrácii v detaile daňového dokladu kliknutím na danú položku.

Pridať EAN do poznámky: Na daňovom doklade sa bude v poznámke pri položke zobrazovať EAN produktu. Je potrebné začiarknuť aj voľbu Uvádzať poznámky k položkám.

Prepísať na doklad poznámky z objednávky: Na daňový doklad sa automaticky prepíšu poznámky k položkám z naviazanej objednávky.

Zobrazovať nápis "Neplaťte": V tlačenej verzii daňového dokladu, ktorý je označený ako zaplatený, sa bude zobrazovať výrazný nápis "Neplaťte!".

Zobraziť cenu pred započítaním zliav: Na daňovom doklade sa budú zobrazovať ceny položiek pred zľavou a po zľave. Vaši zákazníci tak okamžite uvidia výhodu, ktorú získajú nákupom vo vašom e-shope.

Poznámka: Umožňuje vložiť predvolenú poznámku, ktorá sa bude prepisovať na všetky daňové doklady. Znenie poznámky môžete pri konkrétnom doklade upraviť v jeho detaile.

Dobropisy

Voľby Predpona, Počet znakov, Začať od a Zjednotiť VS s objednávkou slúžia na nastavenie číslovania dobropisov (opravných daňových dokladov). Podrobnosti nájdete v sekcii Číslovanie dokladov.

Uvádzať rozdiel medzi opraveným a pôvodným dokladom: Po začiarknutí tejto voľby sa bude na dobropise zobrazovať rozdiel medzi opraveným a pôvodným základom dane, daňou a pôvodnou sumou.

Uvádzať poznámky k položkám: V tlačenej verzii dobropisu sa budú pri položkách zobrazovať poznámky. Poznámku k položke je možné vložiť v administrácii v detaile dokladu kliknutím na danú položku.

Predvolený dôvod opravy daňového dokladu: Zadaný dôvod sa bude zobrazovať na dobropisoch ako predvolený. Dôvod opravy môžete pri každom dobropise zmeniť v jeho detaile.

Automaticky naskladniť položky: Po vytvorení dobropisu sa položky z objednávky automaticky vrátia na sklad.

Vypnúť kontrolu zhody s daňovým dokladom: Po zapnutí tejto voľby systém nebude kontrolovať, či obsah dobropisu zodpovedá pôvodnému dokladu. Štandardne sa kontroluje zhoda položiek dokladu (napr. nie je možné dobropisovať tovar, ktorý nebol na faktúre, navyšovať počet kusov ani cenu). Kontrola sa nevzťahuje na dopravu a platbu.

Nastavenie generovania DUZP: Zvoľte, aké DUZP (dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia / dátum daňovej povinnosti) má byť pri vystavenom dobropise uvedené. Buď môže byť DUZP dňom vystavenia dobropisu, alebo môže byť DUZP dobropisu zhodné s DUZP daňového dokladu, ku ktorému sa dobropis vytvára. Vygenerované DUZP môžete v prípade potreby vždy zmeniť v detaile daného dobropisu.

Do dobropisu nezahŕňať tieto položky: Pri vytvorení nového dobropisu sa doň automaticky vložia všetky položky faktúry, ku ktorej sa dobropis vzťahuje. Ak chcete, aby sa niektoré typy položiek (doprava, platba, darček) do dobropisov z faktúr nevkladali, začiarknite príslušný typ pri tejto voľbe nastavenia. Vylúčené položky môžete v prípade potreby do konkrétneho dobropisu vždy doplniť ručne.

Dodacie listy

Voľby Predpona, Počet znakov, Začať od a Zjednotiť číslo dokladu a VS s objednávkou slúžia na nastavenie číslovania dodacích listov. Podrobnosti nájdete v sekcii Číslovanie dokladov.

Uvádzať poznámky k položkám: V tlačenej verzii dodacích listov sa budú pri položkách zobrazovať poznámky. Poznámku k položke je možné vložiť v administrácii v detaile dokladu kliknutím na danú položku.

Tlačiť čiarový kód (EAN) pri položkách: Ak máte pri produkte zadaný EAN kód, zobrazí sa pri danom produkte na dodacom liste ako čiarový kód.

Doklady k prijatej platbe

Na výber máte dve možnosti číslovania – Postupné číslovanie alebo Číslovanie podľa prepojených dokumentov.

Postupné číslovanie

Pri voľbe tejto možnosti sa budú doklady k prijatej platbe číslovať postupným číselným radom, rovnako ako ostatné doklady. Pre tento číselný rad môžete nastaviť voľby Predpona, Počet znakov a Začať od. Podrobnosti nájdete v sekcii Číslovanie dokladov.

Číslovanie podľa prepojených dokumentov

Po voľbe tejto možnosti sa budú doklady k prijatej platbe číslovať spôsobom odlišným od číslovania ostatných dokladov. Ich číslo sa vytvorí zo zadaného Predčíslia a čísla objednávky či zálohovej faktúry, ku ktorej bol doklad k prijatej platbe vytvorený. Na konci je navyše za pomlčkou poradové číslo dokladu k prijatej platbe. Poradové číslo za pomlčkou slúži pre prípady, že je suma objednávky alebo zálohovej faktúry rozdelená do viacerých prichádzajúcich platieb.

Predčíslie pre daňové doklady vzťahujúce sa k objednávkam: Umožňuje nastaviť predčíslie dokladov k prijatej platbe, ktoré sa vzťahujú k objednávkam. Dĺžka predčíslia je maximálne 7 znakov a je v ňom možné použiť číslice, písmená bez diakritiky a znaky -, ., / a _.

Predčíslie pre daňové doklady vzťahujúce sa k zálohovým faktúram: Umožňuje nastaviť predčíslie dokladov k prijatej platbe, ktoré sa vzťahujú k zálohovým faktúram. Dĺžka predčíslia je maximálne 7 znakov a je v ňom možné použiť číslice, písmená bez diakritiky a znaky -, ., / a _.

Ďalšie nastavenia dokladov k prijatej platbe

Vystaviť automaticky pri prijatí platby: Daňový doklad k prijatej platbe bude automaticky vystavený ihneď po jej prijatí. K automatickému vystaveniu dôjde iba pri prijatých online platbách. Začiarknutím tejto voľby sa zároveň deaktivuje vystavovanie dokladu k prijatej platbe zmenou stavu objednávky, pretože oba spôsoby automatického vystavovania nie je možné používať súčasne.

Tlač dokladov

Tlačiť doklady z vášho e-shopu môžete buď štandardne („fyzicky“) na papier, alebo do PDF súboru.

Pri štandardnej tlači nedôjde k tlači dokladu okamžite, ale najprv sa vám zobrazí systémové okno s možnosťami tlače. Toto systémové okno pre tlač sa riadi nastavením a možnosťami vašich zariadení (počítača, tabletu, pripojených tlačiarní, a pod.).

Pri tlači do PDF sa vám vygeneruje súbor vo formáte PDF a podľa nastavení vášho prehliadača alebo zariadenia sa buď otvorí, stiahne a uloží, alebo ponúkne na uloženie.

Tlačové šablóny

Oba spôsoby tlače – štandardná aj do PDF – používajú rovnakú šablónu pre tlač, ktorá je pre všetky typy dokladov vo formáte A4.

Iba pri daňových dokladoch je okrem základnej A4 šablóny možné využiť aj ďalšie šablóny – Účtenka šírky 80 mm, Účtenka šírky 58 mm, Tlač pomocou platobného terminálu. Všetky 3 možnosti využijete predovšetkým, ak používate funkciu pokladňa. Na využitie možnosti tlač pomocou platobného terminálu je potrebné mať platobný terminál cez Shoptet Pay, iné platobné terminály náš systém nepodporuje.

Možnosti tlače

Vytlačiť doklady (dokumenty) z e-shopu je možné niekoľkými spôsobmi. Pri všetkých typoch dokladov je postup rovnaký.

Jednotlivo z detailu dokladu: V hornej lište detailu dokladu prejdite do ponuky Tlač a vyberte požadovaný spôsob tlače – štandardná, PDF, alebo niektorú z ďalších ponúkaných možností.

Jednotlivo z prehľadu dokladov: Po prejdení na konkrétny riadok v prehľade dokladov sa vám v poslednom stĺpci tabuľky zobrazí ikona PDF pre tlač do PDF a ikona tlačiarne na vyvolanie štandardnej tlače.

Hromadne z prehľadu dokladov: Označením vybraných dokladov (alebo jedného dokladu) v prehľade dokladov sa vám zobrazí ponuka Funkcie. V nej nájdete možnosti Tlač a Tlač PDF. Tlač vyvolá štandardnú tlač všetkých vybraných dokladov. Tlač PDF vám vygeneruje ZIP súbor, v ktorom budú PDF súbory pre každý doklad zvlášť.

Jazyk tlače

Ak používate v e-shope viac jazykov, tak sa doklad vytlačí vždy v jazyku, v ktorom bola objednávka vytvorená. Ak teda vytvorí zákazník napríklad objednávku v nemčine, všetky vygenerované aj vytlačené doklady k objednávke budú v nemčine.

V prípade, že potrebujete vytlačiť (či už štandardne alebo do PDF) doklady v inom jazyku, než je jazyk objednávky, využite možnosť hromadnej tlače z prehľadu dokladov. Pri nej máte možnosť vybrať si, v akom jazyku majú byť vybrané doklady vytlačené.

Export dokladov

Exportovať doklady môžete do rôznych formátov, ktoré vám (alebo napríklad vašim účtovníkom) môžu uľahčiť prípadný import dokladov do účtovných a ekonomických systémov. Podrobnosti k exportu dokladov nájdete v samostatnom článku.