Informačné emaily

Nastavenie automatického zasielania

Informačné emaily zasielajú zákazníkovi informáciu o tom, v akom stave sa nachádza jeho objednávka. Nastavenie informačných emailov nájdete v umiestnení Nastavenia → Emaily → Automatické zasielanie.

Systémové akcie

V prvej záložke nájdete systémové informačné emaily, ktoré odchádzajú zákazníkovi automaticky (obrázok 01). Pokiaľ budete chcieť editovať priamo tieto emaily, je potrebné sa do daného emailu prekliknúť a potom hore zvoliť Editovať šablónu. Viac informácií o nastavení šablón nájdete v našom článku Šablóny emailov.

K emailom môžete pridávať ďalších príjemcov (obrázok 02).

Obrázok 01
Obrázok 01

Automatické emaily, ktoré sú nastavené v rámci Systémových akcií (Nastavenia → Emaily → Automatické zasielanie), sa môžu odosielať nie len zákazníkom, ale i na email e-shopu. Ide prevažne o akcie ako Oznámenie o objednávke e-shopu.

Aby taký email prišiel k vám, je potrebné ako príjemcu nastaviť Hlavnú emailovú adresu e-shopu. Kliknite na detail systémovej akcie a vpravo hore na tlačidlo Pridať príjemcu (obrázok 02).

V dialógovom okne pri políčku príjemca zvoľte patričnú možnosť.

Samotnú hlavnú emailovú adresu e-shopu nastavíte v Nastavenia → Základné nastavenia → Nastavenia obchodu. V sekcii Kontaktné údaje pre vašich zákazníkov sa jedná hneď o druhý riadok.

Obrázok 02
Obrázok 02

Ako do automatických e-mailov pridať prílohu

Po rozkliknutí ktorejkoľvek zo šablón na záložke Systémové akcie nájdete na spodnej časti stránky možnosť priložiť súbory (obrázok 03).

V súvislosti s tzv. tlačidlovou novelou je potrebné zákazníkovi poskytnúť pri potvrdení objednávky obchodné podmienky vo forme, ktorá umožní ich uchovanie a opakované zobrazenie.

Jednou z ciest, ako nariadeniu vyhovieť, je priloženie súboru (napr. *.pdf) s obchodnými podmienkami do systémového e-mailu Oznámenie o objednávke zákazníkovi.

Obrázok 03
Obrázok 03

Stavy objednávok

V druhej záložke sa nachádzajú vypísané všetky stavy objednávok, ktoré v e-shope máte. Jedná sa o systémové stavy a tiež tu nájdete svoje individuálne vytvorené stavy. K týmto stavom následne môžete vytvoriť e-mail, ktorý sa prostredníctvom zmeny automaticky odošle (obrázok 04).

Obrázok 04
Obrázok 04

Kliknite na riadok s názvom šablóny. Upravte text emailu a zvoľte Uložiť (obrázok 5). Môžete využiť značky, ktoré prepíšu danú hodnotu. Pomocou týchto emailov môžete odosielať i dokumenty (faktúry, dodacie listy atď.) vytvorené v rámci objednávky, pre správne odoslanie však musia existovať.

Obrázok 05
Obrázok 05

Časti šablón

V poslednej záložke nájdete prednastavené šablóny niektorých najpoužívanejších emailov, ktoré sú spojené s automatickými e-mailami a sú naviazané na niektoré akcie (platba prevodom, doručovacie a fakturačné adresy atď.) (obrázok 06). Prípadne si ich môžete skopírovať alebo sa nimi inšpirovať. K šablónam emailov je možné, na konci editácie dokumentu, pridávať prílohy.

Viac informácií nájdete v článku Šablóny emailov.

Obrázok 06
Obrázok 06

Informačné emaily

Informačné emaily nájde v administrácii v Nastavenia → Emaily → Informačné emaily (obrázok 07). V tejto sekcii nájdete priestor pre vkladanie svojich individuálne vytvorených emailov. Emaily môžete odoslať vašim zákazníkom ručne z detailu objednávky, faktúry, zálohovej faktúry, daňového dokladu k prijatej platbe, dobropisu či dodacieho listu.

Tieto emaily môžete využiť v prípade zasielania dodatočných informácií zákazníkovi, ktoré nie sú štandardne obsiahnuté v stavových objednávkach a v potvrdení objednávky.

Nový informačný email môžete vložiť tlačidlom Pridať. Nastavíte názov, predmet a text emailu, rovnako ako doklady, v ich detaile má byť možnosť odoslania viditeľná. Kliknutím na názov emailu daný email upravíte.

Poradie informačných emailov môžete meniť ťahaním pomocou modrej ikony v poslednom pravom stĺpci. Ako emaily zoradíte v tomto prehľade, v takom poradí sa zobrazia priamo v detaile objednávky po prejdení na tlačidlo Email v hornej nástrojovej lište objednávky.

Šípky v jednotlivých stĺpcoch výpisu neslúžia k výslednému zoradeniu emailov, ale len ako náhľad pre administrátora e-shopu.

Ikona s červeným krížikom email vymaže (obrázok 07).

Obrázok 07
Obrázok 07

Záznam o odoslaní informačného emailu sa objaví priamo v detaile danej objednávky v záložke História

Aké značky môžem v informačných emailoch použiť?

Nasledujúce značky sa automaticky nahradia u danej objednávky príslušnou hodnotou. Pokiaľ teda napríklad do emailu zadáte Vaša objednávka č. #ORDER_CODE# bola vybavená, zákazníkovi sa v emaily miesto značky zobrazí číslo danej objednávky Vaša objednávka č. 2011000050 bola vybavená.

Pokiaľ nasledujúce značky kopírujete z tabuľky a vkladáte do editoru emailu, odporúčame vloženie previesť pomocou klávesovej skratky Ctrl+Shift+V (Cmd+Shift+V pre Mac), ktorá zaručí, že sa skopíruje len čistý text bez akéhokoľvek formátovania.

Správne vloženie značiek môžete skontrolovať i priamo v editore emailu na záložke Nástroje → Zdrojový kód.

Tabuľka platných značiek:

KódPopis
#DOCUMENT_TYPE#Názov dokumentu, napr. Faktúra, Dobropis, Objednávka atď.
#DOCUMENT_NUMBER#Číslo dokumentu
#WEBSITE_NAME#Názov vášho e-shopu (je potrebné ho mať vyplnený v Nastavenia obchodu)
#PROJECT_PHONE#Značka prepisuje telefón nastavený pod kartou Nastavenia → Základné nastavenia → Údaje predajcu → Kontaktné informácie pre vašich zákazníkov
#BANK_ACCOUNT#Číslo bankového účtu, je potrebné ho vyplniť v detaile každej meny
#QR_CODE#QR kód generovaný pre platbu objednávky. Pre použitie je potrebné mať vyplnené všetky tri údaje k bankovému účtu v Nastavenia → Základné nastavenia → Meny (teda bankový účet, IBAN a BIC). Číslo bankového účtu nesmie obsahovať medzery.
#IBAN#Číslo bankového účtu v IBAN formáte, je potrebné ho vyplniť v detaile každej meny
#BIC#SWIFT kód banky, je potrebné ho vyplniť v detaile každej meny

Objednávka (ostatné doklady len pokiaľ majú vyplnené číslo objednávky):

KódPopis
#ORDER_DATE#Dátum objednávky
#ORDER_DATETIME#Dátum a čas vytvorenia objednávky
#ORDER_CODE#Kód objednávky
#ORDER_WEIGHT#Celková hmotnosť objednávky
#ORDER_STATUS#Stav objednávky
#ORDER_STATUS_ID#Identifikačné číslo stavu objednávky (možno použiť na podmienené vkladanie, napr. #TEMPLATE[ORDER_STATUS_ID=4].orderContent)
#PRICE_WITH_VAT#Celková cena objednávky vrátane DPH. Odporúčame používať spolu so značkou #CURRENCY#.
#PRICE_VAT#Celková DPH objednávky
#PRICE_ROUNDING#Výška zaokrúhlenia ceny
#PAID#Informácia, koľko zákazník z objednávky uhradil. Skratka bude funkčná iba v prípade aktívnych doplnkov Automatické párovanie platieb nebo Shoptet Pay. Podmienkou pre funkčnosť je informácia o konkrétnej čiastke prijatej platby v histórii objednávky.
#SHOP_REMARK#Poznámka obchodníka k objednávke
#EXCHANGE_RATE#Menový kurz, ktorý bol nastavený v dobe uskutočnenia objednávky
#CURRENCY#Mena, v ktorej bola objednávka uskutočnená. Odporúčame uvádzať za značkou prepisujúcou finančnú čiastku (#PRICE_WITH_VAT#, #ADDITIONAL_PAYMENT# atp.)
#ONLINE_PAYMENT_BUTTON#Odkaz na možnosť online zaplatenia
#PACKAGE_URL#URL zásielky (pre správnosť zobrazenia musí byť vyplnené číslo balíka)
#ADDITIONAL_INFO_TABLE#Tabuľka všetkých doplňujúcich informácií vrátane názvov riadkov
#ADDITIONAL_INFO_1,2,..-6#Obsahy jednotlivých doplňujúcich informácií - riadok 1-6
#REMARK#Poznámka zákazníka k objednávke
#EMAIL#Email zákazníka
#PHONE#Telefón zákazníka
#FULL_NAME#Celé meno zákazníka
#IDENTIFICATION_NUMBER#Identifikačné číslo zákazníka
#COMPANY#Fakturačná adresa firmy zákazníka
#STREET#Ulica zákazníka
#HOUSE_NUMBER#Číslo domu
#ADDITIONAL#Doplnková informácia k platbe
#CITY#Mesto zákazníka
#DISTRICT#Okres
#ZIP#PSČ zákazníka
#COUNTRY#Názov krajiny zákazníka
#COMPANY_ID#IČO
#VAT_ID#DIČ
#DELIVERY_FULL_NAME#Celé meno zákazníka pre doručenie
#DELIVERY_COMPANY#Doručovacia adresa firmy
#DELIVERY_STREET#Dodacia ulica
#DELIVERY_HOUSE_NUMBER#Dodacie číslo domu
#DELIVERY_CITY#Dodacie mesto
#DELIVERY_DISTRICT#Dodací okres
#DELIVERY_ZIP#Dodacie PSČ
#DELIVERY_COUNTRY#Dodací názov krajiny
#YEAR_SHORT#Súčasný rok, napr. na copyright
#PACKAGE_NUMBER#Číslo balíka
#TEMPLATE.orderContent#

Obsah objednávky (čo zákazník nakúpil, spôsob dopravy a platby) v tabuľkovom výpise. 

Obsah tabuľky je možné ovplyvniť pomocou riadiacich premenných:

  • #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityOrder=1]# - zobrazí stĺpec s predpokladanou skladovou dostupnosťou pred prevedením objednávky, je možné použiť len v okamihu prevedenia objednávky
  • #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityCurrent=1]# - zobrazí stĺpec s aktuálnou skladovou dostupnosťou - využijete najmä pre informovanie zákazníka o stave objednávky pri neskoršej komunikácii
  • #TEMPLATE.orderContent[showRemainingAmount=1]# - použiteľné najmä pre email e-shopu - zobrazí zostávajúcu skladovú dostupnosť po prevedení objednávky
Premenné je možné kombinovať, napríklad: #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityOrder=1,showRemainingAmount=1]#.
Vzhľad tabuľky je možné ovplyvniť cez CSS blok vložený na začiatok emailu.
#ADDITIONAL_PAYMENT#

Dodatočná platba. Systém ju vypočíta ako rozdiel medzi prijatou platbou a cenou objednávky. Prepisuje len túto čiastku. Odporúčame používať spolu so značkou #CURRENCY# (napr. Čiastka k doplateniu: #ADDITIONAL_PAYMENT# #CURRENCY#). Vzťahuje sa ku Kontrole prijatých platieb.

Faktúra, zálohová faktúra, daňový doklad k prijatej platbe a dobropis:

KódPopis
#INVOICE_CODE#Číslo faktúry (len faktúra a dobropis)
#INVOICE_PROFORMA_CODE#Číslo zálohovej faktúry (len faktúra a zálohová faktúra)
#PROOF_OF_PAYMENT_CODE#Číslo daňového dokladu k prijatej platbe (len doklad k prijatej platbe)
#INVOICE_CREDITNOTE_CODE#Číslo dobropisu (len dobropis)
#INVOICE_BANK_ACCOUNT#Účet uvedený v dokumente
#INVOICE_IBAN#IBAN uvedený v dokumente
#INVOICE_BIC#BIC uvedený v dokumente
#INVOICE_BILLING_METHOD_NAME#Názov spôsobu dopravy
#INVOICE_REMARK#Poznámka k dokumentu
#PRICE_WITH_VAT#Čiastka s DPH
#PRICE_VAT#DPH
#PRICE_ROUNDING#Zaokrúhlenie (okrem dokladu k prijatej platbe)
#PRICE_WITHOUT_ROUNDING#Čiastka bez zaokrúhlenia (okrem dokladu k prijatej platbe
#VARIABLE_SYMBOL#Variabilný symbol
#CONSTANT_SYMBOL#Konštantný symbol
#SPECIFIC_SYMBOL#Špecifický symbol
#DUE_DATE#Dátum splatnosti (okrem dokladu k prijatej platbe
#TAX_DATE#Dátum zdaniteľného plnenia (len faktúra, doklad k prijatej platbe a dobropis)
#EXCHANGE_RATE#Koeficient prepočtu meny (len faktúra a dobropis)

Dodací list:

KódPopis
#DELIVERYNOTE_CODE#Číslo dodacieho listu
#DELIVERYNOTE_DATE#Dátum vydania
#DELIVERYNOTE_REMARK#Poznámka k dokumentu
#EMAIL#Email zákazníka
#PHONE#Telefón zákazníka
#FULL_NAME#Celé meno zákazníka
#IDENTIFICATION_NUMBER#Identifikačné číslo zákazníka
#COMPANY#Firma zákazníka
#STREET#Ulica zákazníka
#HOUSE_NUMBER#Číslo domu
#ADDITIONAL#Doplnková informácia k platbe
#CITY#Mesto zákazníka
#DISTRICT#Okres
#ZIP#PSČ zákazníka
#COUNTRY#Názov krajiny zákazníka
#COMPANY_ID#IČO
#VAT_ID#DIČ
#DELIVERY_FULL_NAME#Celé meno zákazníka pre doručenie
#DELIVERY_COMPANY#Dodacia firma
#DELIVERY_STREET#Dodacia ulica
#DELIVERY_HOUSE_NUMBER#Dodacie číslo domu
#DELIVERY_ADDITIONAL#Doplnková informácia k doprave (napr. pobočka Heuréka Pointu)
#DELIVERY_CITY#Dodacie mesto
#DELIVERY_DISTRICT#Dodací okres
#DELIVERY_ZIP#Dodacie PSČ
#DELIVERY_COUNTRY#Dodací názov krajiny
#SHIPPING_NAME#Názov vybranej dopravy

Ako nastavím sledovanie zásielky?

V prípade, že je vyplnené číslo zásielky (úplne dole v detaile objednávky) a príslušná doprava má nastavenú prepravnú spoločnosť (napríklad Slovenská pošta), potom je možné odoslať email so značkami #PACKAGE_URL# a #PACKAGE_NUMBER# . Zákazníkovi príde číslo zásielky a odkaz k jej sledovaniu.

Aké úpravy sú potrebné v prípade, že využívam Heuréka Marketplace?

Základná šablóna informačného emailu štandardne obsahuje:

Číslo účtu: #BANK_ACCOUNT#

Variabilný symbol platby: #ORDER_CODE#

Pri využití Heuréka Marketplace však informácie o platbe nesmú byť obsiahnuté v prípade, že nie je zvolená platba prevodom. Pokiaľ chcete túto službu od Heuréky využívať, zmažte vyššie uvedené informácie a nahraďte ich značkou #EMAIL[BILLING_METHOD=transfer].billingInfo# . Tá prepisuje platobné informácie len v prípade, že zákazník zvolí platbu prevodom. V nastavení danej platby je potrebné mať systémové označenie prevodom u typu platby.