Objednávky

Prehľad objednávok

Prehľad všetkých objednávok v e-shope nájdete v administrácii Objednávky → Prehľad (obrázok 01).

Obrázok 01
Obrázok 01
  • Záložky so stavmi objednávok : tu sú vypísané všetky stavy objednávok. Po kliknutí na záložku sa zobrazí zoznam objednávok v príslušnom stave. Ako upraviť jednotlivé stavy objednávok nájdete v článku Stavy objednávok . Pre jednotlivé záložky je možné zobraziť aj informácie, koľko objednávok sa v danom stave nachádza (viacej v článku  Ostatné nastavenia objednávky ).
  • Tlačidlo Uložiť : ukladá zmeny, vykonané na jednotlivých riadkoch v prehľade objednávok.
  • Tlačidlo Pridať : ​​ručné pridanie objednávky.
  • Stavy objednávok : stav danej objednávky. Pri zmene stavu stavu kliknete na tlačidlo Uložiť. Ako upraviť jednotlivé stavy objednávok nájdete v článku Stavy objednávok .

Ak nabehnete myšou na riadok objednávok, zobrazí sa vám ponuka s ďalšími možnosťami (obrázok 02).

Obrázok 02
Obrázok 02
  • Detaily objednávky : po nabehnutí myšou do poľa s kódom objednávky sa vám zobrazí objednávka v rýchlom náhľadovom okne.
  • Export do PDF : po kliknutí na ikonku sa objednávka vygeneruje vo formáte *.pdf. Súbor si môžete uložiť do počítača.
  • Vytvoriť daňový doklad : po kliknutí na ikonu sa otvorí dialógové okno pre vytvorenie daňového dokladu.
  • Vytlačiť objednávku : po kliknutí na ikonu sa objednávka zobrazí v novom okne s tlačovým dialógom.

V objednávkach aj na všetkých dokladoch zobrazujeme čiarový kód, ktorý nesie číslo objednávky. Voľbu je možné aktivovať v Nastavenia → Objednávky → Doklady v sekcii Predvolené nastavenia . Čiarový kód sa zobrazí v dokumente *.pdf alebo v zobrazení pre tlač. Takto je možné vygenerovať s čiarovým kódom aj staré objednávky.

Podľa tohto čiarového kódu je možné pomocou čítačky objednávky vyhľadať a nie je potrebné použiť filter. Stačí čítačkou načítať čiarový kód z vytlačenej objednávky.

Vyhľadávanie objednávok a dokladov pomocou čítačky sa vám môže hodiť napríklad v situácii, keď k vám na predajňu prinesie zákazník tovar na reklamáciu.

Pokiaľ sa náhodou zhoduje číslo objednávky s EAN kódom produktu, potom systém zobrazí všetky objednávky, teda ako tie s daným produktom, tak tie s daným číslom objednávky.

Kompletný zoznam ikon

Na prehľade objednávok sa nachádza väčšie množstvo ikon a symbolov, z nich niektoré vidíte na obrázku 03.

Obrázok 03
Obrázok 03

Komentár a poznámka

  • Modrá nevyfarbená ikona označuje komentár e-shopu. Komentár nájdete v spodnej časti stránky v detaile objednávky.
  • Modrá vyfarbená ikona označuje poznámku e-shopu. Poznámku nájdete v spodnej časti stránky v detaile objednávky.
  • Oranžová vyfarbená ikona s písmenom „P“ označuje objednávku s poznámkou od zákazníka. V prípade anglickej správy je označená písmenom „N“ . Poznámku od zákazníka nájdete v detaile objednávky v poli Kontakt na zákazníka.

Poznámka sa pripočíta k počtu komentárov. Teda napr.: jeden komentár a jedna poznámka dajú číslo 2 vyfarbené. Tri komentáre e-shopu dajú ikonu s číslom tri nevyfarbenú.

Veľkoobchod

Objednávky vystavené veľkoobchodným zákazníkom označuje modrá ikona s veľkým písmenom „V“ .

Zaplatenie

V stĺpci Platba môžete nájsť farebné bodky s nasledujúcim významom:

Prázdne : informácie o platbe neboli nastavené alebo neboli prijaté - tj. nemuselo ešte prebehnúť párovanie s bankou a v prípade online platieb zákazník neučinil pokus o zaplatení. 

Zelený : znamená v poriadku zaplatenú objednávku.

Šedý : označuje nezaplatenú objednávku. Objavuje sa predovšetkým u online platieb, kde zákazník prešiel na platobnú bránu, ale platba neskončila. 

Červený : u objednávky nebola prijatá platba v plnej výške - tj. je čiastočne uhradená. 

Oranžový : u objednávky bola prijatá vyššia čiastka, než je čiastka objednávky - tj. vznikol preplatok. 

Balíkobot

Vďaka prepojení e-shopu s Balíkobotem môžete dostávať informácie o stave zásielky. Tieto stavy označujú farebné bodky. Zásielka môže mať tieto stavy:

  • Vytvorené (oranžová): vytvoril sa štítok a zásielka je pripravená k spracovaniu Balíkobotom.
  • Doručované (modrá): keď sa uzavrie zvoz a zásielka je u prepravcu, alebo keď je pripravená na výdaj.
  • Doručené (zelená): zásielka sa úspešne doručila.
  • Vrátené  (šedá): keď je zásielka doručená naspäť na e-shop.
  • Zamietnuté (červená): u zásielky sa objavila chyba u dopravcu, príjemcu alebo odosielateľa.
  • Zrušený (červená): keď je zásielka stornovaná.

E-shop a pokladňa

Objednávky pochádzajúce z e-shopu sú úplne vľavo označené modrým pruhom . Objednávky z pokladne sú označené zeleným pruhom .

Smajlíky

Smajlíky označujú hodnotenie, ktoré zákazník dostal na základe vami zvolených podmienok. Viac o tejto možnosti sa dozviete v článku Hodnotenie zákazníkov .

Zelený smajlík označuje pozitívne hodnotenie. Červený smajlík označuje negatívne hodnotenie. Oranžový smajlík (neutrálny) označuje, že zákazník má ako pozitívne, tak aj negatívne hodnotenie. Po nabehnutí myšou na smajlíka (pre zobrazenie slovného hodnotenia) zostávajú smajlíci, a teda aj  hodnotenie, rozdelenie.

Editácia detailu objednávky

Obrázok 04
Obrázok 04
  • Stav objednávky : tu zmeňte stav objednávok. V systéme sú nastavené štyri základné: Vybavená , Vybavuje sa , Nevybavená , Stornovaná . Ide pridať aj vlastný stav objednávky v Nastavenia → Objednávky → Stavy . Viac informácií v článku Stavy objednávok .
  • Zdroj: informácia, ako bola objednávka na e-shop vložená. Hodnoty v poli rozlišujú objednávky z e-shopu a jednotlivých pokladní, ručné objednávky z administrácie a objednávky z externých zdrojov (napr. Heureka Marketplace a pod.).
  • Tlač : je možné zvoliť štandardnú tlač. Objednávku je tiež možné stiahnuť vo formáte *.pdf.
  • Doklad : Je možné ihneď vytvoriť k objednávke faktúru alebo zálohovú faktúru. Je potrebné mať aktivovaný doplnok Fakturácia .
  • Šípky : kliknutím prechádzate medzi objednávkami.
  • Pridať: ​​tu môžete kliknutím pridať do objednávky ďalšie produkty, spôsob platby a dopravy alebo zľavy
  • Číslo zásielky : môžete vložiť číslo balíku, aby zákazník mohol napríklad sledovať, kde sa zásielka práve nachádza.
  • Stav zásielky : Jedná sa o stav, ktorý do e-shopu predáva Balíkobot cez monitorovanie zásielky u koncového prepravcu. Pre plné využitie je potrebné mať na túto službu pripojenie. Viac informácií nájdete v článku Balíkobot .
  • Funkcie : pomocou funkcií môžete hromadne editovať položky v objednávke.
    • Zmazať : zmaže všetky označené položky. Upozorňujeme, že mazanie položiek objednávky vracia tieto položky späť na sklad. Tj. pokiaľ máte v objednávke 1 kus produktu, jeho stav skladu bude po zmazaní z objednávky o 1 ks navýšený.
    • Hromadná zmena stavu položiek : zmení stav všetkých označených položiek. Do výberu u tohto políčka sa pre voľbu prepisujú stavy ktoré máte v stave objednávky .
  • Komentáre : slúžia k výmene informácií medzi užívateľmi. Komentárov sa dá pridať viac, je tak možné vďaka nim komunikovať. Súčasťou každého komentára je meno užívateľa, ktorý ho pridal, dátum a čas. Komentáre sú vidieť na každej záložke objednávky. Vidí ich len obsluha e-shopu, zákazníci nie. Nie sú vidieť v tlači ani v listu k expedícií.
  • Poznámka e-shopu : sú to statické informácie. Neslúžia ku komunikácií, ale je možné ich spätne upraviť. Poznámka je vidieť na každej záložke objednávky. Je vidieť v tlačovom zobrazení aj na liste k expedícií .

Pokiaľ chcete upraviť objednávku v zmysle zmeny produktu, je vždy potreba danú položku vymazať a následne vytvoriť novú. Je to z dôvodu, aby došlo k správnemu odčítaniu skladových zásob.

S vybavovaním objednávok vám pomôže doplnok Automatizácia objednávok . Pomocou pravidiel môžete nastaviť, aká akcia a za akých podmienok sa má objednávka zrealizovať, napr.:

  • Faktúru môžete vytvoriť až potom, keď je objednávka prevzatá a zaplatená.
  • Zmena stavu objednávky je možné naviazať na časový úsek, ide tak napr. dať pozor, keď kuriér zásielky nevyzdvihol a zostanú ležať v sklade, či dlho nezaplatené objednávky.

Naviac pravidla je možné vyskúšať v testovacom režime a potom použiť na objednávku.

Hromadná editácia objednávok

Pre zlepšenie práce s objednávkami je možné využiť Funkcie hromadných úprav (obrázok 05).

Funkcie obsahujú možnosti hromadného zmazania, tlače, zmeny stavu objednávok či ich export. Môžete tiež vytvoriť dokument zahrnujúci objednávky k expedícií.

Pri funkcii hromadného zmazania objednávok upozorňujeme, že jej použitie vráti všetky položky zo zmazaných objednávok späť na sklad.

Obrázok 05
Obrázok 05

Filtrovanie objednávok

Filter vyhľadáva objednávky podľa niekoľkých rôznych parametrov (obrázok 06).

Kód objednávky : Pokiaľ poznáte napríklad iba časť kódu objednávky a chcete vyhľadať všetko, čo začína na túto časť, zadajte s hviezdičkou 1234* (vyhľadá všetko, čo začína 1234) alebo napríklad *1234* (vyhľadá všetko, čo obsahuje znaky 1234 a zároveň začína /končí ľubovoľnými znaky).

EAN položky : Filtrovanie podľa EAN kódu vám pomôže nielen pri kompletizácií objednávok pomocou čítačky kódu. Po zosnímaní kódu čítačkou sa kód v číselnej podobe prepíše do filtra. Pri manipulácií v sklade je možné nájsť všetky objednávky, ktoré si produkt s daným kódom nárokujú.

Názov položky : Slúži nielen k nájdeniu objednávok, v ktorých sa vyskytuje konkrétny produkt. Je možné sem zadať taktiež kód zľavového kupónu a nájsť objednávky, v ktorých bol použitý.

Obrázok 06
Obrázok 06

Tlač objednávok k expedícií

Pod tlačidlom Funkcia ( Funkcia → Tlač → Expedícia ) môžete vo formáte *.pdf vytvoriť a vytlačiť zoznam objednávok k expedícií (obrázok 07). Produkty je možné v expedičnom liste radiť nasledujúcim spôsobom: 

  • podľa názvu produktu,
  • podľa kódu produktu,
  • podľa pozície v sklade

Voľbu pre radenie položiek v dokladoch nájdete v Nastavenia → Objednávky → Doklady v sekcií Predvolené nastavenia .

Na expedičnom liste nechýba ani popis položky, pozícia v sklade, skladové nároky, množstvo a počet kusov skladom, ktorý reflektuje nastavenie doplnku Skladové hospodárstvo .

Ceny tovaru sa zobrazujú s DPH alebo bez podľa toho, ako sú zobrazené ceny na e-shope (podrobnosti tohto nastavenia nájdete v článku Dane ).

U každej objednávky nájdete meno, adresu a telefónne číslo zákazníka. Políčko Skompletizované vám uľahčí prácu s objednávkou napr. vo vašom sklade.

Obrázok 07
Obrázok 07

Kompletizácia

Kompletizácia objednávok je veľkým pomocníkom pri vybavovaní a expedícií objednávok. Použitím tejto záložky si tento proces výrazne zrýchlite. Vyhnete sa taktiež problémom so zvládaním pohybu tovaru na sklade.

Kompletizáciu nájdete na rovnomennej záložke v detaily objednávky (obrázok 08).

Obrázok 08
Obrázok 08

V tabuľke vidíte položky objednávok. Mimo iného vidíte informáciu o dostupnosti . Informácia uvádza, koľko kusov je dostupných na vašom predvolenom sklade. Pokiaľ máte povolený nákup do mínusu a položky na sklade chýbajú, vidíte počet kusov v mínusových hodnotách. Teda vidíte, koľko kusov je potrebné naskladniť. Ďalej vidíte aj Množstvo potrebné k splneniu objednávok.

V poslednom stĺpci Splnené vidíte, koľko kusov z celkového množstva už bolo k doplneniu doplnené. K objednávke nepotrebujete všetky položky nutne doplniť naraz. Môžete napríklad doplniť len jednu položku a od druhej položky napríklad len 2 kusy z 3. Potom, čo bude poslední kus na sklade, môžete doplniť aj ten.

Kompletizácia podporuje aj kompletizáciu sád po jednotlivých položkách sady. Pokiaľ objednávka obsahuje samostatný produkt a ten istý produkt obsahuje aj sadu, kompletizácia postupuje pri splnení smerom dolu po jednotlivých kusoch. 

Po doplnení správneho počtu kusov nie je potrebné kliknúť na tlačidlo Skompletizovať . Objednávka sa označuje ako skompletizovaná automaticky.

Pre zjednodušenie práce pre obsluhu skladu odporúčame použiť zoznam objednávok k expedícií. Uľahčí orientáciu v sklade a zaistí elektronickú kontrolu kompletizácie objednávok.

Pre kompletizáciu je možné využiť taktiež čítačku EAN kódu. Podľa EAN kódu je možné objednávky filtrovať. Obsluha skladu tak nájde jednoducho všetky objednávky, ktoré si produkt s konkrétnym EAN kódom nárokuje. Pri kompletizácií stačí mať aktívnu príslušnú záložku a čítačkou načítať kód. Počet kusov nemusíte zadávať ručne, stačí kód načítať viackrát.

Čítačka vám uľahčí prácu nielen s kompletizáciou, ale aj naskladnením produktov. Dokonca môžete z oboch týchto krokov vytvoriť jeden efektívny a plynulý proces. Bližšie informácie vrátane príkladu nájdete v článku Naskladnenie .

Kompletizáciu objednávok odporúčame naviazať na zmenu stavu objednávky. Ako to vykonať, sa dočítate v článku Ostatné nastavenia objednávky .

Príklad pracovného postupu, kde uvidíte, v čom vám pomôže naviazať kompletizáciu na stav objednávky, si môžete prehliadnuť v článku Stav objednávky .

Daňový mód – Reverse charge a MOSS

Pri ručnom vytváraní objednávok v administrácií e-shopu, máte možnosť zvoliť daňový mód alebo režim. Po vytvorení objednávky už nie je možné daňový režim zmeniť (obrázok 09).

K dispozícií máte možnosti:

  • Normálna (bežná objednávka s daňovou sadzbou, ktorú máte na e-shope nastavenú)
  • MECH
  • OSS
  • Reverse charge
Obrázok 09
Obrázok 09

Nastavený daňový režim sa následne prepíše aj do daňového dokladu. V daňovom móde Reverse charge vypisujeme na dokladoch informáciu o tom, či sa jedná o produkt alebo službu.

Viac informácií o jednotlivých daňových režimoch nájdete v článku Zvláštne daňové režimy Reverse charge a OSS.