Objednávky

Objednávky sú základom každodennej prevádzky e-shopu. V administrácii pri nich kontrolujete údaje od zákazníka, platbu, dostupnosť položiek, vytvárate doklady a pripravujete objednávky na expedíciu. Po vybavení objednávky na ne môže nadväzovať aj vrátenie tovaru alebo odstúpenie od zmluvy.

V článku nájdete prehľad práce s objednávkami od zoznamu objednávok cez detail objednávky až po základné možnosti práce v administrácii. Možný postup spracovania objednávky od prijatia po odoslanie popisuje samostatný článok Spracovanie objednávky. Samotný proces ovplyvňujú najmä stavy objednávok, stavové e-maily a automatické vytváranie dokladov.

Ak potrebujete objednávky rýchlo skontrolovať alebo nájsť správne miesto v článku, začnite týmto prehľadom:

• Nové aj staršie objednávky nájdete v Objednávky → Prehľad. V prehľade môžete meniť stav objednávky, použiť rýchly náhľad, vyhľadávanie a filter, sledovať ikony a farebné značky alebo pracovať s viacerými objednávkami naraz cez hromadné funkcie.
• Konkrétnu objednávku otvoríte kliknutím na jej kód. V detaile objednávky skontrolujete údaje zákazníka, položky, platbu, zásielky, doklady, históriu a ďalšie záložky.
• Spracovanie objednávky zvyčajne riadia stavy objednávok. Na zmenu stavu môžete naviazať stavové e-maily, automatické vytváranie dokladov, skladové nároky alebo ďalšie automatizácie.
• Pri práci so skladom môžete použiť kompletizáciu, prípravu objednávky na expedíciu alebo rovno prejsť k zabaleniu a odoslaniu objednávky. So zásielkami pomôžu aj Shoptet Balíky a prehľad Shoptet Balíky – Zásielky.
• Po vybavení objednávky môže nasledovať vrátenie tovaru alebo reklamácia. Podrobnejší postup rieši samostatný článok Vrátenie tovaru a odstúpenie od zmluvy.

Ako môže objednávka vzniknúť

Objednávka môže v e-shope vzniknúť viacerými spôsobmi:

• Dokončením nákupu v košíku na e-shope: ide o najčastejší spôsob vzniku objednávky. Zákazník dokončí nákup v košíku a objednávka sa automaticky zobrazí v administrácii v sekcii Objednávky → Prehľad v predvolenom stave.
• Ručne v administrácii: novú objednávku vytvoríte v prehľade objednávok tlačidlom Pridať. Hodí sa napríklad pri objednávke prijatej mimo e-shopu. Objednávku môžete ručne vytvoriť aj ako kópiu už existujúcej objednávky.
• Cez Shoptet Pokladňu: pri dokončení predaja v pokladni vznikne objednávka z pokladne. Podrobnosti nájdete v článku Shoptet Pokladňa – používateľské rozhranie.
• Z marketplace platformy: ak používate Heureka Marketplace, Marketplace Napojenie alebo napríklad napojenie na Allegro, objednávky z marketplace platformy sa prenášajú do administrácie Shoptetu a ďalej ich spracujete medzi ostatnými objednávkami.
• Cez doplnok alebo externé napojenie: niektoré doplnky alebo externé systémy môžu podľa svojho nastavenia objednávky vytvárať alebo prenášať do Shoptetu. Konkrétne správanie vždy závisí od daného napojenia.

Bez ohľadu na zdroj objednávky ju potom nájdete v prehľade objednávok a ďalej ju spracujete podľa svojho pracovného postupu.

Prehľad objednávok

Prehľad všetkých objednávok nájdete v administrácii v Objednávky → Prehľad. Slúži na rýchlu kontrolu nových objednávok, zmenu stavov, vyhľadávanie, filtrovanie a hromadnú prácu s objednávkami.

V prehľade objednávok pracujete najmä s týmito prvkami:

• Záložky so stavmi objednávok: zobrazujú objednávky podľa jednotlivých stavov. Ak máte zapnuté zobrazovanie počtu objednávok, pri stave vidíte aj počet objednávok v danom stave. Túto voľbu nastavíte v Nastavenia → Objednávky → Ostatné nastavenia v časti Ostatné nastavenia.
• Uložiť: uloží zmeny vykonané priamo v riadkoch prehľadu, napríklad zmenu stavu objednávky. Viac o práci so stavmi nájdete v časti Stav objednávky a odosielanie e-mailov.
• Pridať: slúži na ručné vytvorenie novej objednávky v administrácii.
• Filter: zobrazí rozšírené filtrovanie objednávok. Podrobnosti nájdete v časti Vyhľadanie a filtrovanie objednávok.
• Funkcia: umožňuje hromadné akcie s označenými objednávkami, napríklad zmenu stavu, tlač, export alebo zmazanie. Možnosti popisuje časť Hromadná práca s objednávkami. Tlač podkladov pre sklad je súčasťou prípravy objednávky na expedíciu.
• Tabuľka objednávok: obsahuje základné údaje o objednávkach, napríklad kód a dátum, meno zákazníka, spôsob dopravy, platbu, predajný kanál, stav a cenu. Význam ikon a značiek nájdete v časti Orientácia v prehľade objednávok.

Stav objednávky môžete zmeniť priamo v riadku prehľadu. Po zmene nezabudnite kliknúť na Uložiť.

Rýchly náhľad a akcie pri objednávke

Ak prejdete kurzorom na riadok objednávky, zobrazia sa ďalšie možnosti práce s objednávkou.

Z prehľadu môžete:

• otvoriť detail objednávky kliknutím na kód objednávky,
• zobraziť rýchly náhľad objednávky po prejdení kurzorom nad kód objednávky,
• exportovať objednávku do PDF,
• vytvoriť daňový doklad alebo prejsť na existujúci doklad,
• vytlačiť objednávku.

V rýchlom náhľade objednávky sa zobrazujú základné informácie o objednávke a jej položkách vrátane skladovej dostupnosti.

Vyhľadanie a filtrovanie objednávok

Objednávku môžete nájsť priamo v prehľade pomocou vyhľadávacieho poľa alebo pomocou filtra. Základné vyhľadanie sa hodí, ak poznáte číslo objednávky, meno zákazníka alebo e-mail. Rozšírený filter použite v prípade, že potrebujete vyhľadávať podľa konkrétnych parametrov objednávky alebo položiek.

Vyhľadanie pomocou čiarového kódu

V objednávkach aj na dokladoch sa môže zobrazovať čiarový kód s číslom objednávky. Zobrazenie čiarového kódu zapnete v Nastavenia → Objednávky → Doklady v sekcii Predvolené nastavenia. Čiarový kód sa zobrazí v PDF alebo v tlačovom zobrazení objednávky, a dá sa tak vygenerovať aj pri starších objednávkach.

Objednávku potom môžete vyhľadať pomocou čítačky kódov. Stačí načítať čiarový kód z vytlačenej objednávky alebo dokladu a nie je potrebné použiť filter.

Filter objednávok

Filter vyhľadáva objednávky podľa viacerých parametrov. Použijete ho napríklad pri kontrole nezaplatených objednávok, pri hľadaní objednávok s konkrétnym produktom alebo pri práci so skladom.

Často používané polia filtra sú napríklad:

• Kód objednávky: ak poznáte iba časť kódu, môžete použiť hviezdičku. Zápis 1234* vyhľadá objednávky začínajúce na 1234, zápis *1234* vyhľadá objednávky, ktoré tento reťazec obsahujú.
• Meno a priezvisko, e-mail, telefón, IČO alebo IČ DPH: pomôžu vyhľadať objednávku podľa údajov zákazníka.
• Dátum od a Dátum do: obmedzia výsledky na konkrétne obdobie.
• Spôsob dopravy, názov platby, forma úhrady alebo zaplatené: pomôžu pri kontrole platieb a expedície. Pri úhradách prevodom odporúčame automatické párovanie platieb cez službu Prepojenie s bankou v rámci Shoptet Pay.
• Kód produktu, EAN produktu, PLU kód alebo názov produktu / kupónu: vyhľadajú objednávky podľa položiek. Pole Názov produktu / kupónu môžete použiť aj na vyhľadanie objednávok so zľavovým kupónom.
• Číslo balíka, odberné miesto, priradené doklady, daňový mód, mena alebo predajný kanál: využijete pri špecifickej kontrole objednávok. Prácu s dokladmi podrobnejšie popisuje článok Fakturácia a doklady.

Filtrovanie podľa EAN kódu je užitočné aj pri kompletizácii objednávok pomocou čítačky kódov. Po zosnímaní kódu sa EAN prepíše do filtra a môžete nájsť objednávky, ktoré si daný produkt nárokujú.

Orientácia v prehľade objednávok

V prehľade objednávok sa zobrazuje viacero ikon a vizuálnych značiek. Pomáhajú rýchlo rozpoznať stav platby, zdroj objednávky, poznámky alebo stav zásielky.

Komentáre a poznámky

• Modrá nevyfarbená ikona označuje komentár e-shopu. Komentáre nájdete v spodnej časti detailu objednávky.
• Modrá vyfarbená ikona označuje poznámku e-shopu. Poznámku nájdete v spodnej časti detailu objednávky.
• Oranžová vyfarbená ikona s písmenom P označuje objednávku s poznámkou od zákazníka. Poznámku zákazníka nájdete v detaile objednávky v časti Kontakt na zákazníka.

Poznámka e-shopu sa pripočítava k počtu komentárov. Jeden komentár a jedna poznámka sa preto zobrazia ako vyfarbená ikona s číslom 2. Tri komentáre e-shopu sa zobrazia ako nevyfarbená ikona s číslom 3.

Veľkoobchod

Objednávky vytvorené veľkoobchodnými zákazníkmi označuje modrá ikona s veľkým písmenom V. Viac o rozlíšení maloobchodu a veľkoobchodu nájdete v článku Veľkoobchod.

Overenie IČ DPH

Červený krúžok v stĺpci s menom a priezviskom zákazníka upozorňuje, že IČ DPH zákazníka neprešlo overením. Stav overenia môžete ručne zmeniť v detaile objednávky v časti Fakturačná adresa.

Zaplatenie

V stĺpci Platba sa môžu zobrazovať farebné krúžky:

• Bez krúžku: informácie o platbe neboli nastavené alebo prijaté. Pri bankovom prevode napríklad ešte nemuselo prebehnúť párovanie s bankou, pri online platbe zákazník nemusel dokončiť pokus o platbu.
• Zelená: objednávka je zaplatená.
• Sivá: objednávka nie je zaplatená. Typicky ide o online platby, pri ktorých zákazník prešiel na platobnú bránu, ale platba neprebehla.
• Červená: objednávka je uhradená iba čiastočne.
• Oranžová: k objednávke bola prijatá vyššia suma, než je suma objednávky, teda vznikol preplatok.

Stav zásielky

Farebný krúžok v stĺpci Spôsob dopravy označuje stav zásielky, ak sa tento stav do objednávky prenáša zo služby pre zásielky, napríklad zo služby Shoptet Balíky. So zásielkami potom môžete ďalej pracovať v prehľade Shoptet Balíky – Zásielky.

Farby krúžkov zodpovedajú týmto stavom zásielky:

• Oranžová: stav Vytvorené.
• Červená: stavy Chyba pri vytvorení, Nepodarilo sa doručiť a Problém u dopravcu.
• Modrá: stavy Doručuje sa, Pripravené na vyzdvihnutie a Uzavreté.
• Zelená: stav Doručené.
• Tmavosivá: stavy Doručuje sa späť, Doručené späť a Stornované.

E-shop a pokladňa

Zdroj objednávky môže byť v prehľade označený farebným pruhom na ľavom okraji riadku. Objednávky z e-shopu sú označené modrým pruhom, objednávky zo služby Shoptet Pokladňa zeleným pruhom.

Hodnotenie zákazníka

Smajlíky označujú hodnotenie, ktoré zákazník dostal na základe vami zvolených podmienok:

• Zelený smajlík označuje pozitívne hodnotenie.
• Červený smajlík označuje negatívne hodnotenie.
• Oranžový smajlík označuje neutrálne hodnotenie, teda kombináciu pozitívneho a negatívneho hodnotenia.

Viac o tejto možnosti nájdete v článku Hodnotenie zákazníkov.

Hromadná práca s objednávkami

Ak potrebujete spracovať viac objednávok naraz, označte ich v prehľade a použite tlačidlo Funkcia. Hromadné funkcie sa hodia napríklad pri zmene stavu, tlači, exporte alebo príprave objednávok na expedíciu.

V hromadných funkciách môžete podľa dostupných možností napríklad:

• vymazať označené objednávky,
• zmeniť ich stav,
• označiť ich ako zaplatené,
• vytvoriť doklady, napríklad faktúry alebo zálohové faktúry,
• vytlačiť objednávky alebo podklady k expedícii,
• exportovať objednávky.

Detail objednávky

Detail objednávky otvoríte kliknutím na kód objednávky v prehľade. V detaile skontrolujete údaje zákazníka, položky, platbu, doklady, zásielky a históriu objednávky.

Základné údaje a akcie v detaile

Pri spracovaní objednávky venujte pozornosť najmä týmto častiam:

• Kontakt na zákazníka, Fakturačná adresa a Doručovacia adresa: slúžia na kontrolu údajov potrebných na komunikáciu, fakturáciu a doručenie.
• Stav objednávky: určuje fázu spracovania objednávky. Základné systémové stavy sú Vybavená, Vybavuje sa, Nevybavená a Stornovaná. Vlastné stavy pridáte v Nastavenia → Objednávky → Stavy.
• Zdroj: ukazuje, odkiaľ objednávka pochádza. V administrácii sa rozlišujú napríklad zdroje E-shop, Administrácia, konkrétne pokladne zo služby Shoptet Pokladňa alebo marketplace platformy, ako sú Heureka Marketplace či Allegro.
• Forma úhrady, Platba a Daňový mód: skontrolujte pred vytvorením dokladov a expedíciou. Nastavenie platieb popisuje článok Platby, daňové režimy článok Zvláštne daňové režimy OSS a Reverse charge.
• Číslo zásielky: môžete ho doplniť ručne, aby zákazník mohol sledovať zásielku. Pri napojených zásielkových službách môžete zásielky spravovať napríklad cez Shoptet Balíky.
• Stav zásielky: zobrazuje stav zásielky, ak ho do objednávky prenáša používaná zásielková služba.

V hornej časti detailu môžu byť dostupné akcie ako Uložiť, Uložiť a odísť, Pokladňa, SMS, E-mail, Tlač, Export, Shoptet Pay, Doklad, Kópia alebo Vymazať. Dostupnosť konkrétnych akcií závisí od nastavenia e-shopu, aktívnych doplnkov a stavu objednávky.

Hlavnú časť detailu tvorí tabuľka položiek objednávky. Nájdete v nej objednané produkty, ich množstvo, cenu, zľavu, sadzbu DPH, stav položky a ďalšie údaje podľa nastavenia e-shopu. Doprava a platba sú v objednávke uvedené ako samostatné položky, zvyčajne na posledných riadkoch tabuľky. Môžete ich tak v objednávke skontrolovať, upraviť alebo podľa potreby nahradiť rovnako ako ostatné položky objednávky.

Tlačidlo Pridať slúži na pridanie produktu, spôsobu dopravy, platby alebo zľavy do objednávky. Pomocou Funkcií môžete hromadne upravovať označené položky v objednávke, napríklad ich zmazať alebo im hromadne zmeniť stav položky podľa stavov nastavených v stavoch objednávok.

Ak máte v nastavení dokladov aktívnu voľbu Synchronizovať doklady s objednávkou, odporúčame kontaktné a adresné údaje zákazníka upravovať práve v detaile objednávky. Zmeny sa potom prepíšu aj do naviazaných dokladov.

Stav objednávky a odosielanie e-mailov

Stav objednávky môžete zmeniť v prehľade objednávok alebo v detaile objednávky. Ak je na daný stav naviazaný stavový e-mail, pri zmene stavu sa môže odoslať zákazníkovi. Kliknutím na ikonu obálky môžete odoslanie stavového e-mailu pri konkrétnej zmene vypnúť.

Stav objednávky používajte ako hlavný nástroj riadenia procesu. Podľa nastavenia stavov objednávok sa môžu automaticky vytvárať doklady, meniť príznak zaplatenia, riešiť skladový nárok alebo odosielať stavové e-maily. Zákazníka môžete podľa potreby informovať aj cez SMS upozornenie. Praktický príklad nájdete v článku Stavy objednávok.

Záložky v detaile objednávky

Detail objednávky je rozdelený do záložiek. Dostupné záložky sa môžu líšiť podľa nastavenia e-shopu, doplnkov a konkrétnej objednávky.

Položky

Záložka Položky obsahuje produkty, dopravu a platbu vrátane množstva, ceny, zľavy, DPH a celkovej ceny. Pri kontrole objednávky tu overíte, čo si zákazník objednal, v akom množstve a za akú cenu.

V spodnej časti záložky sa zobrazuje súhrn objednávky, napríklad cena bez DPH, DPH a suma na úhradu. Položky môžete podľa potreby doplniť tlačidlom Pridať.

Kompletizácia

Záložka Kompletizácia slúži na kontrolu, či sú položky objednávky pripravené na odoslanie. Podrobnejší postup nájdete v časti Spracovanie objednávky → Kompletizácia.

V tabuľke kompletizácie vidíte položky objednávky, ich dostupnosť, objednané množstvo a počet kusov, ktoré už boli označené ako skompletizované. Objednávku nemusíte kompletizovať naraz; jednotlivé položky alebo kusy môžete dopĺňať priebežne.

Kompletizáciu objednávky môžete naviazať na automatickú zmenu stavu objednávky. Nastavíte to v Nastavenia → Objednávky → Ostatné nastavenia v časti Kompletizácia objednávky.

História

Záložka História zobrazuje udalosti objednávky, napríklad vytvorenie objednávky, zmeny stavu alebo ďalšie systémové záznamy. Pomôže vám overiť, čo sa s objednávkou už stalo a kto zmenu vykonal.

Doplňujúce informácie

Záložka Doplňujúce informácie obsahuje dodatočné polia a ďalšie informácie k objednávke, napríklad údaje z vlastných polí, IP adresu zákazníka alebo informáciu, odkiaľ zákazník prišiel. Dodatočné polia sa zapisujú aj do exportu PDF.

Doklady

Záložka Doklady zobrazuje doklady priradené k objednávke. Ak k objednávke existuje faktúra, zálohová faktúra, doklad k prijatej platbe, dodací list alebo iný naviazaný doklad, jeho číslo slúži ako odkaz na detail dokladu.

Doklady môžete vytvárať priamo z detailu objednávky, hromadne z prehľadu objednávok alebo automaticky pri zmene stavu objednávky. Z detailu objednávky sa vytvárajú napríklad faktúry, zálohové faktúry, dodacie listy alebo doklady k prijatej platbe. Podrobnosti o typoch dokladov a ich nastavení nájdete v článku Fakturácia a doklady a v časti Automatické vytváranie dokladov.

Zásielky

Záložka Zásielky zobrazuje zásielky priradené k objednávke. Využijete ju najmä vtedy, ak pracujete so službou Shoptet Balíky alebo s iným napojením na prepravcov.

Online platobné transakcie

Záložka Online platobné transakcie zobrazuje online platobné transakcie priradené k objednávke. Ak používate platobnú bránu, napríklad Shoptet Pay, zaznamenajú sa tu transakcie vykonané cez bránu.

Komentáre a poznámka e-shopu

V spodnej časti detailu objednávky nájdete Komentáre a Poznámku e-shopu.

• Komentáre slúžia na internú komunikáciu medzi používateľmi administrácie. Zákazník ich nevidí, nezobrazujú sa v tlači ani v liste k expedícii.
• Poznámka e-shopu je statická interná poznámka k objednávke. Zobrazuje sa na každej záložke objednávky, v tlačovom zobrazení aj v liste k expedícii.

Daňový mód

Pri ručnom vytváraní objednávky v administrácii môžete zvoliť daňový mód:

• Normálny: bežná objednávka s daňovou sadzbou nastavenou v e-shope.
• OSS: režim pre predaj tovaru a služieb koncovým zákazníkom v členských štátoch EÚ, ak sa vás tento režim týka.
• Reverse charge: režim prenesenej daňovej povinnosti pri cezhraničnom predaji medzi platcami DPH v EÚ.

Nastavený daňový režim sa následne prepíše aj do daňového dokladu. Pri objednávkach v režime OSS sa používajú sadzby DPH cieľovej krajiny podľa nastavenia Medzinárodného predaja. Pri režime Reverse charge sa objednávka vytvára bez DPH a v detaile objednávky môžete skontrolovať aj stav overenia IČ DPH.

Režimy OSS a Reverse charge sa týkajú predaja do iných členských štátov EÚ. Ak si nie ste istí správnym daňovým postupom, konzultujte ho so svojím účtovníkom alebo daňovým poradcom. Podrobnosti k aktivácii a pravidlám nájdete v článku Zvláštne daňové režimy OSS a Reverse charge.