Prehľad všetkých objednávok v e-shope nájdete v administrácii Objednávky → Prehľad (obrázok 01).
Ak nabehnete myšou na riadok objednávok, zobrazí sa vám ponuka s ďalšími možnosťami (obrázok 02).
V objednávkach aj na všetkých dokladoch zobrazujeme čiarový kód, ktorý nesie číslo objednávky. Voľbu je možné aktivovať v Nastavenia → Objednávky → Doklady v sekcii Predvolené nastavenia . Čiarový kód sa zobrazí v dokumente PDF alebo v zobrazení pre tlač. Takto je možné vygenerovať s čiarovým kódom aj staré objednávky.
Podľa tohto čiarového kódu je možné pomocou čítačky objednávky vyhľadať a nie je potrebné použiť filter. Stačí čítačkou načítať čiarový kód z vytlačenej objednávky.
Vyhľadávanie objednávok a dokladov pomocou čítačky sa vám môže hodiť napríklad v situácii, keď k vám na predajňu prinesie zákazník tovar na reklamáciu.
Pokiaľ sa náhodou zhoduje číslo objednávky s EAN kódom produktu, potom systém zobrazí všetky objednávky, teda ako tie s daným produktom, tak tie s daným číslom objednávky.
Na prehľade objednávok sa nachádza väčšie množstvo ikon a symbolov, z nich niektoré vidíte na obrázku 03.
Poznámka sa pripočíta k počtu komentárov. Teda napr.: jeden komentár a jedna poznámka dajú číslo 2 vyfarbené. Tri komentáre e-shopu dajú ikonu s číslom tri nevyfarbenú.
Objednávky vystavené veľkoobchodným zákazníkom označuje modrá ikona s veľkým písmenom „V“ .
V stĺpci Platba môžete nájsť farebné bodky s nasledujúcim významom:
Prázdne : informácie o platbe neboli nastavené alebo neboli prijaté - tj. nemuselo ešte prebehnúť párovanie s bankou a v prípade online platieb zákazník neučinil pokus o zaplatení.
Zelený : znamená v poriadku zaplatenú objednávku.
Šedý : označuje nezaplatenú objednávku. Objavuje sa predovšetkým u online platieb, kde zákazník prešiel na platobnú bránu, ale platba neskončila.
Červený : u objednávky nebola prijatá platba v plnej výške - tj. je čiastočne uhradená.
Oranžový : u objednávky bola prijatá vyššia čiastka, než je čiastka objednávky - tj. vznikol preplatok.
Vďaka prepojení e-shopu s Balíkobotem môžete dostávať informácie o stave zásielky. Tieto stavy označujú farebné bodky. Zásielka môže mať tieto stavy:
Objednávky pochádzajúce z e-shopu sú úplne vľavo označené modrým pruhom . Objednávky z pokladne sú označené zeleným pruhom .
Smajlíky označujú hodnotenie, ktoré zákazník dostal na základe vami zvolených podmienok. Viac o tejto možnosti sa dozviete v článku Hodnotenie zákazníkov .
Zelený smajlík označuje pozitívne hodnotenie. Červený smajlík označuje negatívne hodnotenie. Oranžový smajlík (neutrálny) označuje, že zákazník má ako pozitívne, tak aj negatívne hodnotenie. Po nabehnutí myšou na smajlíka (pre zobrazenie slovného hodnotenia) zostávajú smajlíci, a teda aj hodnotenie, rozdelenie.
Pokiaľ chcete upraviť objednávku v zmysle zmeny produktu, je vždy potreba danú položku vymazať a následne vytvoriť novú. Je to z dôvodu, aby došlo k správnemu odčítaniu skladových zásob.
S vybavovaním objednávok vám pomôže doplnok Automatizácia objednávok . Pomocou pravidiel môžete nastaviť, aká akcia a za akých podmienok sa má objednávka zrealizovať, napr.:
Naviac pravidla je možné vyskúšať v testovacom režime a potom použiť na objednávku.
Pre zlepšenie práce s objednávkami je možné využiť Funkcie hromadných úprav (obrázok 05).
Funkcie obsahujú možnosti hromadného zmazania, tlače, zmeny stavu objednávok či ich export. Môžete tiež vytvoriť dokument zahrnujúci objednávky k expedícií.
Pri funkcii hromadného zmazania objednávok upozorňujeme, že jej použitie vráti všetky položky zo zmazaných objednávok späť na sklad.
Filter vyhľadáva objednávky podľa niekoľkých rôznych parametrov (obrázok 06).
Kód objednávky : Pokiaľ poznáte napríklad iba časť kódu objednávky a chcete vyhľadať všetko, čo začína na túto časť, zadajte s hviezdičkou 1234* (vyhľadá všetko, čo začína 1234) alebo napríklad *1234* (vyhľadá všetko, čo obsahuje znaky 1234 a zároveň začína /končí ľubovoľnými znaky).
EAN položky : Filtrovanie podľa EAN kódu vám pomôže nielen pri kompletizácií objednávok pomocou čítačky kódu. Po zosnímaní kódu čítačkou sa kód v číselnej podobe prepíše do filtra. Pri manipulácií v sklade je možné nájsť všetky objednávky, ktoré si produkt s daným kódom nárokujú.
Názov položky : Slúži nielen k nájdeniu objednávok, v ktorých sa vyskytuje konkrétny produkt. Je možné sem zadať taktiež kód zľavového kupónu a nájsť objednávky, v ktorých bol použitý.
Pod tlačidlom Funkcia ( Funkcia → Tlač → Expedícia ) môžete vo formáte PDF vytvoriť a vytlačiť zoznam objednávok k expedícií (obrázok 07). Produkty je možné v expedičnom liste radiť nasledujúcim spôsobom:
Voľbu pre radenie položiek v dokladoch nájdete v Nastavenia → Objednávky → Doklady v sekcií Predvolené nastavenia .
Na expedičnom liste nechýba ani popis položky, pozícia v sklade, skladové nároky, množstvo a počet kusov skladom, ktorý reflektuje nastavenie doplnku Skladové hospodárstvo .
Ceny tovaru sa zobrazujú s DPH alebo bez podľa toho, ako sú zobrazené ceny na e-shope (podrobnosti tohto nastavenia nájdete v článku Dane ).
U každej objednávky nájdete meno, adresu a telefónne číslo zákazníka. Políčko Skompletizované vám uľahčí prácu s objednávkou napr. vo vašom sklade.
Kompletizácia objednávok je veľkým pomocníkom pri vybavovaní a expedícií objednávok. Použitím tejto záložky si tento proces výrazne zrýchlite. Vyhnete sa taktiež problémom so zvládaním pohybu tovaru na sklade.
Kompletizáciu nájdete na rovnomennej záložke v detaily objednávky (obrázok 08).
V tabuľke vidíte položky objednávok. Mimo iného vidíte informáciu o dostupnosti . Informácia uvádza, koľko kusov je dostupných na vašom predvolenom sklade. Pokiaľ máte povolený nákup do mínusu a položky na sklade chýbajú, vidíte počet kusov v mínusových hodnotách. Teda vidíte, koľko kusov je potrebné naskladniť. Ďalej vidíte aj Množstvo potrebné k splneniu objednávok.
V poslednom stĺpci Splnené vidíte, koľko kusov z celkového množstva už bolo k doplneniu doplnené. K objednávke nepotrebujete všetky položky nutne doplniť naraz. Môžete napríklad doplniť len jednu položku a od druhej položky napríklad len 2 kusy z 3. Potom, čo bude poslední kus na sklade, môžete doplniť aj ten.
Kompletizácia podporuje aj kompletizáciu sád po jednotlivých položkách sady. Pokiaľ objednávka obsahuje samostatný produkt a ten istý produkt obsahuje aj sadu, kompletizácia postupuje pri splnení smerom dolu po jednotlivých kusoch.
Po doplnení správneho počtu kusov nie je potrebné kliknúť na tlačidlo Skompletizovať . Objednávka sa označuje ako skompletizovaná automaticky.
Pre zjednodušenie práce pre obsluhu skladu odporúčame použiť zoznam objednávok k expedícií. Uľahčí orientáciu v sklade a zaistí elektronickú kontrolu kompletizácie objednávok.
Pre kompletizáciu je možné využiť taktiež čítačku EAN kódu. Podľa EAN kódu je možné objednávky filtrovať. Obsluha skladu tak nájde jednoducho všetky objednávky, ktoré si produkt s konkrétnym EAN kódom nárokuje. Pri kompletizácií stačí mať aktívnu príslušnú záložku a čítačkou načítať kód. Počet kusov nemusíte zadávať ručne, stačí kód načítať viackrát.
Čítačka vám uľahčí prácu nielen s kompletizáciou, ale aj naskladnením produktov. Dokonca môžete z oboch týchto krokov vytvoriť jeden efektívny a plynulý proces. Bližšie informácie vrátane príkladu nájdete v článku Naskladnenie .
Kompletizáciu objednávok odporúčame naviazať na zmenu stavu objednávky. Ako to vykonať, sa dočítate v článku Ostatné nastavenia objednávky .
Príklad pracovného postupu, kde uvidíte, v čom vám pomôže naviazať kompletizáciu na stav objednávky, si môžete prehliadnuť v článku Stav objednávky .
Pri ručnom vytváraní objednávok v administrácií e-shopu, máte možnosť zvoliť daňový mód alebo režim. Po vytvorení objednávky už nie je možné daňový režim zmeniť (obrázok 09).
K dispozícií máte možnosti:
Nastavený daňový režim sa následne prepíše aj do daňového dokladu. V daňovom móde Reverse charge vypisujeme na dokladoch informáciu o tom, či sa jedná o produkt alebo službu.
Viac informácií o jednotlivých daňových režimoch nájdete v článku Zvláštne daňové režimy Reverse charge a OSS.