Fakturácia

Doklady

Všetky typy dokladov nájdete v administrácii v sekcii Objednávky. Tu máte prehľad o daňových dokladoch, zálohových faktúrach, dobropisoch, dodacích listoch a daňových dokladoch k prijatej platbe.

Pri každom type dokladu máte k dispozícii 4 záložky: Všetky dokumenty, Platný, Zrušený a Log (obrázok 01).

Obrázok 01
Obrázok 01

Vyhľadávanie dokladov pomocou čítačky

V dokladoch zobrazujeme čiarový kód, ktorý nesie číslo tohto dokladu. Čiarový kód sa v doklade zobrazí v dokumente *.pdf alebo v náhľade pre tlač. Takto je možné vygenerovať s čiarovým kódom i staré doklady.

Podľa čiarového kódu je možné pomocou čítačky doklady vyhľadávať a nie je potrebné použiť filter. Stačí čítačkou načítať čiarový kód z vytlačeného dokladu.

Aby bolo možné vyhľadávanie použiť, je potrebné generovanie čiarového kódu povoliť. Prejdite v administrácii do Nastavenia → Objednávky → Doklady. Jedná sa o voľbu Zobraziť čiarový kód v sekcii Východiskové nastavenia v spodnej časti stránky.

Nastavenia fakturácie

Najprv je dôležité nastaviť si správanie fakturácie: číslovanie objednávok, faktúr, logo, číslo bankového účtu a ďalšie náležitosti. Toto nastavíte v administrácii v Nastavenia → Objednávky → Doklady (obrázok 02).

Obrázok 02
Obrázok 02

Pokiaľ je to možné, odporúčame nastaviť generovanie čísla dokladov (a teda Predponu, Počet znakov a Začať od) jednotne s generovaním čísla faktúry.

To vám pomôže pri vyhľadávaní objednávky a s ňou spojených dokladov pomocou čiarového kódu a čítačky.

  • Predpona: pole môže obsahovať číslice i písmená. V prípade, kedy využívate párovanie platieb s Fio bankou, prípadne online platobné brány alebo prepojenie s Cofidisom, nie je možné v číselných objednávkach používať písmená, pretože dochádza k problémom s párovaním platieb v objednávkach.
    • Obvykle sa ako predpona používa dátum, v ktorom je daný typ dokladu vytvorený. Aby sa na doklad prepísal aktuálny systémový dátum, ako ho máte nastavený vo svojom počítači, môžete do poľa vyplniť nasledujúce značky:
      • %YY%%MM%%DD% (aktuálny dátum napr. 14. 09. 2018 ako 180914),
      • %YYYY% (aktuálny rok, napr. 2018),
      • %YY% (aktuálny rok v skrátenom tvare, napr. 2018 ako 18),
      • %MM% (aktuálny mesiac, napr. september ako 09),
      • %DD% (aktuálny deň, napr. piaty deň v mesiaci ako 05).
  • Počet znakov: počet všetkých znakov v označení objednávky či dokladu.
  • Začať od: určuje začiatok číselnej rady.
  • Uvádzať poznámky k položkám: pokiaľ je zaškrtnuté, do tlačovej zostavy bude vložená poznámka položky. Môžete takto prepísať do poznámky i parametre. Pokiaľ túto možnosť zaškrtnete okrem objednávok i pri všetkých dokladoch, poznámka i parametre sa prepíšu i do nich.
  • Zobraziť pozíciu produktu v sklade: toto nastavenie platí len pre objednávky. Pridáva možnosť po zapnutí zobraziť v objednávke pozíciu v sklade. Funkcia sa hodí obzvlášť, keď tento doklad používate i pre interné účely pri príprave objednávok a ich expedícii. Pre účely expedície však odporúčame využiť špeciálne vytvorený list k expedícii.
  • Prepísať do poznámky tieto parametre: tu sa môžu prepísať parametre, ktoré sú uvedené v detaile produktu na záložke Parametre.
    • Každý parameter vpíšte do nového poľa. Nové pole pre parameter vložíte kliknutím na ikonu plus.
    • Prepísané parametre sa neobjavia v detaile objednávky v administrácii ani v expedícii objednávky. Parametre bude vidieť pri tlači objednávky či exportu do *.pdf.
  • Zjednotiť číslo dokladu a VS s objednávkou: táto voľba zjednotí čísla faktúr a zálohových faktúr s objednávkou.
  • Forma úhrady: pokiaľ chcete jednotný spôsob platby na vygenerované doklady.
  • Splatnosť: je možné zadať počet dní od 0 do 365.
  • Poznámka: prepíše sem zadaný text na zálohovej faktúre alebo daňovom doklade.
  • QR kód: pokiaľ chcete na daňové doklady generovať QR kód, je potrebné mať vyplnené všetky tri údaje k bankovému účtu v Nastavenia → Základné nastavenia → Meny (teda bankový účet, IBAN a BIC). IBAN nesmie obsahovať medzery. QR kódy sa generujú pri zálohových faktúrach a daňových dokladoch, avšak iba pri tuzemských platbách.
  • Radiť položky v dokladoch: Položky sú podľa tohto nastavenia radené okrem dokladov taktiež v tlači expedície objednávok. Na výber máte tieto možnosti:
    • podľa názvu produktu,
    • podľa kódu produktu,
    • podľa pozície v sklade.
  • Logo: na faktúru je možné nahrať logo s obrázkom vašej spoločnosti. Prístupné formáty sú *.png, *.jpg, *.gif.
  • Pečiatka spoločnosti: pečiatka sa nahráva do pravého dolného rohu faktúry. Prístupné formáty pre obrázok pečiatky sú *.png, *.jpg, *.gif. Pomocou rady X a stĺpca Y môžete pečiatku na faktúre posunúť.

Číslo účtu sa automaticky prepisuje do faktúry, pokiaľ je vyplnené v administrácii (Nastavenia → Základné nastavenia → Meny). Fakturačná adresa sa prepisuje podľa nastavenia uvedeného v administrácii (Nastavenia → Základné nastavenia → Nastavenia obchodu).

Automatické vytvorenie dokladov

Zálohové faktúry, daňové doklady, dodacie listy a daňové doklady k prijatej platbe je možné automaticky generovať po zmene stavu objednávky, u ktorého je taká funkcia nastavená.

Vytváranie dokladov nájdete v umiestnení Nastavenia → Objednávky → Stavy (obrázok 03). Kliknutím na konkrétny stav objednávky otvoríte jeho detail. V sekcii Vytvoriť doklady následne zaškrtnite príslušný typ dokladu.

Doklad sa vytvorí automaticky zakaždým, keď bude akákoľvek objednávka prepnutá na daný stav.

Toto nastavenie voľte tak, aby čo najviac pasovalo k vášmu pracovnému postupu pre spracovanie objednávok. Ukážku, ako napríklad zladiť stavy s vytvorením dokladov, nájdete v článku Stavy objednávky.

Obrázok 03
Obrázok 03

Pokiaľ vybavujete denne veľké množstvo objednávok a s nimi i veľa dokladov, môže vám celý proces urýchliť a zjednodušiť doplnok Automatizácia objednávok. S ním môžete jednoducho nastaviť pravidlá pre automatické spracovanie objednávok.

Faktúru môžete nechať vytvoriť napr. až potom, kedy je objednávka prevzatá a zaplatená a nebudete tak dokladmi zavalení.

Vytvorenie nového dokladu ručne

V administrácii Objednávky → Prehľad sa dostanete k výpisu všetkých objednávok. 

Kliknite na detail objednávky, z ktorej chcete doklad vytvoriť. Vpravo hore zvoľte tlačidlo Doklad a vyberte, či chcete vytvoriť faktúru, zálohovú faktúru, dodací list alebo daňový doklad k prijatej platbe (obrázok 04).

Obrázok 04
Obrázok 04

V nasledujúcom príklade sme zvolili Zálohovú faktúru (menu pre tvorbu daňového dokladu obsahuje rovnaké prvky). Môžete editovať číslo faktúry, variabilný symbol, konštantný a špecifický symbol, dátum vystavenia, splatnosť a formu úhrady (obrázok 05).

Obrázok 05
Obrázok 05

Vytvorenú zálohovú faktúru potom nájdete v umiestnení Objednávky → Zálohová faktúra. Pomocou tlačidla Pridať môžete zálohovú faktúru vytvoriť manuálne. Detail zálohovej faktúry môžete zobraziť po kliknutí na príslušný riadok. V poslednom stĺpci vpravo môžete robiť ďalšie úpravy (obrázok 06).

Modrá ikona vľavo slúži k vygenerovaniu zálohovej faktúry do *.pdf súboru, ikona tlačiarne k jej tlači a krížik záznam vymaže. Vytvárať *.pdf súbor a tlačiť môžete tiež z detailu zálohovej faktúry.

Daňové doklady nájdete pod záložkou Objednávky → Daňové doklady. Princíp ich fungovania je podobný ako pri zálohových faktúrach (obrázok 06).

Obrázok 06
Obrázok 06

Ako pridať k daňovému dokladu zaplatenú zálohovú faktúru

Z detailu objednávky vystavte zálohovú faktúru cez tlačidlo Doklad → Vytvoriť zálohovú faktúru. Potom z detailu objednávky pomocou tlačidla Doklad vytvorte daňový doklad alebo faktúru (záleží na tom, či ste platcami DPH), kde je uvedené číslo zálohovej faktúry (stĺpec Kód).

V detaile daňového dokladu potom môžete vložiť zálohovú faktúru (tlačidlo Pridať → Zálohová faktúra), ktorá má rovnaký kód ako daňový doklad. Čiastka tejto zálohovej faktúry sa na daňovom doklade odčíta (obrázok 07).

To, či je doklad platný alebo neplatný, môžete obmedziť v prehľade faktúr v stĺpci Platný.

Obrázok 07
Obrázok 07

Ako vytvoriť daňový doklad k prijatej platbe

Daňový doklad k prijatej platbe je možné vytvoriť manuálne tromi spôsobmi - z detailu objednávky, z detailu zálohovej faktúry alebo zo všeobecného výpisu daňových dokladov k prijatej platbe. Generovať je tento doklad možné aj automaticky spolu so zmenou stavu objednávky.

Z detailu objednávky vytvoríte daňový doklad k prijatej platbe cez tlačidlo DokladVytvoriť doklad k prijatej platbe. V detaile pridávania dokladu následne vyplníte podrobnosti o prijatej platbe. V riadku Platba je potrebné vyplniť reálne prijatú čiastku a v riadku Dátum vzniku daňovej povinnosti uviesť dátum, kedy bola platba pripísaná na váš účet. Po vyplnení všetkých údajov kliknite na tlačidlo Pridať (obrázok 08).

Obrázok 08
Obrázok 08

Daňový doklad k prijatej platbe možno vytvoriť aj z existujúcej zálohovej faktúry. V jej detaile stačí podobne ako v prípade vytvárania dokladu z detailu objednávky, kliknúť na tlačidlo DokladVytvoriť doklad k prijatej platbe (obrázok 09).

Obrázok 09
Obrázok 09

Prehľad existujúcich daňových dokladov k prijatej platbe nájdete v sekcii Objednávky → Daňové doklady k prijatej platbe. V tomto prehľade môžete daňové doklady k prijatej platbe aj vytvárať a to kliknutím na tlačidlo Pridať, čím sa otvorí detail s možnosťou vyplnenia údajov pre nový doklad. Systém dokáže tieto údaje získať aj z existujúcej objednávky alebo zálohovej faktúry, ktorú môžete vyhľadať zadaním jej čísla do prvého riadku Číslo objednávky alebo zálohovej faktúry. Systém následne automaticky do okna doplní dostupné údaje k danej objednávke, resp. zálohovej faktúre (obrázok 10).

Obrázok 10
Obrázok 10

Ako vytvoriť dobropis

Dobropis sa tvorí z daňového dokladu. Otvorte si detail daňového dokladu a zvoľte tlačidlo Doklad → Vytvoriť dobropis (obrázok 11).

Obrázok 11
Obrázok 11

Otvorí sa vám ponuka s možnosťou zmeniť východiskové nastavenie dobropisu (obrázok 12).

Obrázok 12
Obrázok 12

Dobropis je možné vystaviť i len na niektoré položky z daňového dokladu. V detaile vytvoreného dobropisu odstráňte nadbytočné položky pomocou červenej ikony v poslednom stĺpčeku vpravo.

Vytvorením dobropisu nedôjde k naskladneniu tovaru. Tovar sa naspäť naskladní buď v prípade, ak je objednávka prepnutá do systémového stavu Storno, alebo pokiaľ v detaile dobropisu použijete tlačidlo Naskladniť vpravo hore. 

Prehľad dobropisov nájdete v umiestnení Objednávky → Dobropisy.

Ako vytvoriť dodací list

V detaile objednávky kliknite na tlačidlo Doklad, zvoľte možnosť Vytvoriť dodací list (obrázok 13). Prehľad dodacích listov nájdete v umiestnení Objednávky → Dodacie listy.

Obrázok 13
Obrázok 13

Export dokumentov

Export daňových dokladov / zálohových faktúr / dobropisov / dodacích listov / daňových dokladov k prijatej platbe

Pre ľahšie predanie dokladov do účtovníctva je pripravený ich export v niekoľkých formátoch. Možnosť exportu nájdete v sekciách Objednávky → Daňové doklady / Zálohové faktúry / Dobropisy / Dodacie listy / Daňové doklady k prijatej platbe (obrázok 14). 

Obrázok 14
Obrázok 14

Po kliknutí na tlačidlo Export v pravom hornom rohu sa objaví okno s nasledujúcimi voľbami:

  • Rozsah dokladov, ktoré budú do súboru vyexportované. Rozsah je možné obmedziť podľa Čísla faktúry, Dátumu vystavenia alebo DUZP.
  • Mena: určuje menu dokladov, ktoré budú do súboru exportované. Pokiaľ používate na e-shope viac mien, export je potrebné previesť pre každú z nich. Meny nie je možné do jedného exportu kombinovať.
  • Typ exportu: dostupné formáty pre export sú XML (Pohoda)XML Money S3, CSV (Textový súbor), XLSX (súbor Excelu)
  • Objednávky od najstarších: určuje postupnosť dokladov v súbore.
Obrázok 15
Obrázok 15

V prípade exportu vo formáte XML (Pohoda) sa v ponuke objavujú ďalšie dodatočné voľby ako Exportovať ako cudziu menu, Export s historickou DPH a Zahrnúť zálohové faktúry. Viac sa o nich môžete dozvedieť priamo v článku Stormware Pohoda

V exporte daňových dokladov oproti ostatným dokladom je možné nájsť dve voľby naviac - Súhrn tržieb podľa DPH a Export recyklačných poplatkov.

Súhrn tržieb podľa DPH

Export poskytuje jednoduchý prehľad tržieb podľa zvolených parametrov po jednotlivých sadzbách DPH. V exporte je možné pracovať s nasledujúcimi možnosťami:

  • Rozsah dokladov, ktoré budú do súboru vyexportované. Rozsah je možné obmedziť podľa Čísla faktúry, Dátumu vystavenia alebo DUZP.
  • Zdroj: objednávky je možné obmedziť podľa toho, či boli vytvorené cez e-shop alebo pokladňu.
  • Forma úhrady: na výber sú možnosti Dobierkou, V hotovosti, Prevodom, Kartou. Definuje typ platby pre jednotlivé spôsoby platby, ktoré sú na e-shope nastavené.
  • Spôsob platby: ide o obmedzenie na konkrétnu platobnú metódu nastavenú v sekcii Nastavenia → Dopravy a platby → Spôsoby platby. Každý spôsob platby má priradenú konkrétnu formu úhrady.
  • Mena: určuje menu dokladov, ktoré budú do súboru exportované. Pokiaľ používate v rámci e-shopu viac mien, export je potrebné previesť pre každú z nich. Meny nie je možné do jedného exportu kombinovať.

Export recyklačných príspevkov

Rozsah exportu je možné obmedziť podľa Čísla faktúry, Dátumu vystavenia alebo DUZP. Vo vyexportovanom súbore je uvedená kategória príspevku, počet výskytu poplatku a váha.

Export dokladov vo formáte *.pdf

Jednotlivo je možné doklady stiahnuť na niekoľkých miestach - v prehľade objednávok, v detaile príslušného dokladu alebo v prehľade jednotlivých typov dokladov.

Ak potrebujete stiahnuť viac dokumentov naraz, prejdite na prehľad konkrétneho typu dokladov (napr. Objednávky → Daňové doklady) alebo na prehľad objednávok (Objednávky → Prehľad).

Cez fajku v ľavom stĺpci môžete označiť doklady, ktoré potrebujete stiahnuť. Pokiaľ chcete stiahnuť doklady z celej stránky, použite fajku vľavo hore nad výpisom. Ďalej kliknite na tlačidlo Funkcie a vyberte možnosť Tlač PDF.