Stormware Pohoda

Pomocou doplnku Pohoda môžete prepojiť svoj e-shop s účtovným softvérom Pohoda. Vďaka synchronizácii budete mať prehľad nad vašimi skladovými zásobami a objednávkami. Ľahko vyexportujete z administrácie e-shopu do Pohody aj daňové doklady, zálohové faktúry a dobropisy. To všetko vám ušetrí čas a uľahčí správu vášho účtovníctva.

S výberom a objednaním doplnku vám radi poradíme na info@shoptet.sk.

Čo je dobré vedieť o prepojení s Pohodou?

Celá komunikácia spadá pod Internetové obchodovanie, je teda potrebné, aby túto funkciu vaša Pohoda obsahovala. Internetové obchodovanie je dostupné od balíčka Jazz. Komunikácia je iba manuálna a je riešená priamo cez rozhranie Pohody, kde si určíte, čo sa má prenášať.

Synchronizácia je obojsmerná, ale neprenáša sa všetko 1:1. Existujú určité obmedzenia, ktoré sú popísané nižšie.

Synchronizácia Pohoda → E-shop

Zásoby (Produkty)

• Neprenášajú sa obrázky a parametre.
• Varianty produktov sa vytvoria ako samostatné produkty.
• Synchronizácia priradí produkty do kategórií, ale pokiaľ dôjde k odobratiu z kategórie na strane Pohody, produkt na e-shope z tejto kategórie nie je synchronizáciou odobraný.

Objednávky

• Aktualizuje sa len stav objednávky do stavu Vybavená a informácie o zákazníkovi (fakturačná a doručovacia adresa).

Adresár

• Do obchodu budú prijaté iba záznamy obsahujúce e-mail, ktorý slúži na párovanie.

Kategórie

• Kategórie je potrebné mať na e-shope vytvorené, párujú sa podľa mena a synchronizácia ich len vytvára, ale nemaže.

Synchronizácia E-shop → Pohoda

Zásoby (Produkty)

• Neexportujú sa záruky, kategórie, STAV SKLADU (Pohoda ho neprijme), súvisiace/alternatívne produkty, parametre, súbory, obrázky atp. Exportuje sa do vopred nastaveného členenia skladu a cenovej skupiny.
• Z obchodu sa exportujú všetky produkty a ich varianty ako jednotlivé karty zásob, tzn. 1 variant = 1 karta. Z obchodu sa exportuje základný popis, príznaky typu novinka/tip/dopredaj, cena nákupná a predajná, EAN (14 znakov), PLU (6 znakov) a váha.
• Aby sa zásoby preniesli správne nesmie mať PLU kód viac ako 6 znakov.

Objednávky

• Z obchodu sa exportujú všetky nové záznamy (nie aktualizované, ktoré Pohoda neprijme) vrátane položiek, ktoré by sa mali podľa kódu párovať so zásobami. Predpokladom sú plne synchronizované zásoby.

Adresár

• Z obchodu sa exportujú všetky záznamy.

Dopravy

Do Pohody zasielame zoznam doprav, ktorý je možný spárovať s Dopravcami v Pohode. Z našej strany sú zasielaní všetci systémoví dopravcovia, ktorých nájdete v Nastavenia → Doprava a platby → Spôsoby dopravy. Zasielané sú tiež dopravy, ktoré zaisťuje externý doplnok.

Zároveň zasielame dopravy aj vo formáte SHIPPINGXX, kde XX predstavuje interné ID dopravy. Je možné použiť aj značku stockitem, ktorá umožní podrobnejšiu kalkuláciu nákladov a výnosov.

Interné ID dopravy je možné zistiť v detaile konkrétnej dopravy (Nastavenie → Doprava a platby → Spôsoby dopravy). Po výbere konkrétnej dopravy sa v adresnom riadku objaví URL v tvare https://www.domena-eshopu.sk/admin/doprava-detail/?id=1. Číslo na konci URL je interné ID, pod ktorým sa doprava prepisuje do XML súboru.

Platby

Platby zasielame vo formáte BILLINGXX, kde číslo predstavuje interné ID platby. Je možné použiť aj značku stockitem, ktorá umožní podrobnejšiu kalkuláciu nákladov a výnosov.

Interné ID dopravy je možné zistiť v detaile konkrétnej platby (Nastavenie → Doprava a platby → Spôsoby platby). Po výbere konkrétnej platby sa v adresnom riadku objaví URL v tvare https://www.domena-eshopu.sk/admin/platba-detail/?id=2. Číslo na konci URL je interné ID, pod ktorým sa platba prepisuje do XML súboru.

Export dokladov

V prípade, že nechcete synchronizovať a spracovávať objednávky v Pohode, je možné exportovať iba doklady vystavené v administrácii e-shopu.

Možnosť exportu nájdete v umiestnení Objednávky → Daňové doklady / Zálohové faktúry / Dobropisy. Tu kliknite v pravom hornom rohu na tlačidlo Export a vyberte voľbu Export dokladov. Následne sa objaví pop-up okno, v ktorom vyberiete podrobnejšie vlastnosti súboru pre export (obrázok 01).

• Číslo faktúry: číselný rozsah dokladov, ktoré sa majú do súboru exportovať.
  Dátum vystavenia: rozsah dokladov podľa dátumu vystavenia, ktoré budú exportované do súboru.

• DUZP: rozsah dokladov podľa dátumu uskutočnenia zdaniteľného plnenia, ktoré sa majú exportovať.

• Mena: voľba určuje menu dokladov, ktoré budú do súboru prepísané. Pokiaľ teda používate na e-shope dve meny, je pre každú z nich potrebné vytvoriť vlastný export.

• Exportovať ako cudziu menu: ak voľbu označíte, pre danú menu bude pridaná značka <inv:foreignCurrency> bez ohľadu na nastavenie mien e-shopu.

• Export s historickým DPH: umožní do exportu dokladov pridať konkrétne hodnoty DPH. Viac o historických sadzbách v Pohode nájdete tu.

• Typ exportu: nechajte voľbu XML (Pohoda).

• Zahrnúť zálohové faktúry: voľba určená iba pre export Daňových dokladov. V súbore s daňovými dokladmi bude uvedená väzba na čísla zálohových faktúr, ktoré k danému dokladu patria.

  • Pre správne nahranie je potrebné najskôr vyexportovať Zálohové faktúry, nahrať ich do Pohody a potom vyexportovať Daňové doklady. Čísla zálohových faktúr a daňových dokladov nesmú byť rovnaké, ide o obmedzenia zo strany Pohody.

• Objednávky od najstarších: voľba určená iba pre export Daňových dokladov. Určuje spôsob radenia dokladov v súbore.

Odporúčaný postup využitia prepojenia

Internetové obchodovanie umožňuje správu produktov aj na strane Pohody, ale obmedzené sú možnosti editácie a dĺžky textu a chýbajúca možnosť vytvárať varianty. Preto odporúčame ako hlavné miesto správy produktov obchod.

Pracovný postup môže vyzerať nasledovne: 

1. Vytvorenie produktu v obchode.
2. Export produktov do Pohody.
3. Po prijatí objednávky export objednávok do Pohody.
4. Spracovanie objednávky v Pohode, vrátane správy fakturácie.
5. Import objednávok z Pohody (prenesenie stavu spracovaných objednávok).
6. Import skladových zásob z Pohody (synchronizácia skladu).

Nastavenie v administrácii e-shopu

V administrácii sa napojenie na Pohodu nachádza v Prepojenie → Pohoda.

Sadzby dane

Prvé, čo treba nastaviť, sú sadzby DPH už hotových objednávok. Ak ste platiteľ DPH, ponechajte nastavenie tak, ako je zobrazené na obrázku 02. Ak ste neplatiteľ, zadajte ku všetkým štyrom sadzbám možnosť nulová sadzba dane.

Export/import

• Adresa exportu: túto URL budete neskôr zadávať do nastavenia Pohody. Je zhodná pre objednávky, pre adresár aj produkty. Pohoda si s jej pomocou bude načítať príslušné dáta. Musí byť zadaná vrátane koncového lomítka /.
• Adresa importu: URL pre import dát z Pohody späť do e-shopu. Musí byť zadaná vrátane koncového lomítka /.
• Pohoda verzia: tu zvoľte, ktorú verziu softvéru Pohoda využívate (obrázok 03).

Synchronizácia – spoločné polia

• Obmedzenie záznamov: Pohoda môže mať problémy načítať naraz väčšie množstvo záznamov. Pokiaľ teda máte na e-shope niekoľko tisíc objednávok / zákazníkov / produktov, môžete počet záznamov obmedziť tu a nahrávať dáta do Pohody po menšom množstve. Na obrázku 04 je maximálny počet 1000. 8000 objednávok by sa teda nahrávalo 8x.

• Začiatok nasledujúcej synchronizácie: ak ste si práve nastavili Pohodu a chcete stiahnuť všetky objednávky/zákazníkov/produkty, môžete políčko nechať nevyplnené. Pokiaľ ste predtým využívali iný systém, e-shop máte dlhšie a objednávky za predchádzajúce roky už naťahovať nechcete, stačí tu zadať dátum, od kedy chcete objednávky nahrať.

  • Dátum je potrebné zadať vo formáte DD.MM.YYYY HH:MM:SS, teda napríklad 01.01.2014 00:00:01. Po prvom kompletnom exporte sa tu vyplní presný dátum exportu zo systému. Dáta sa potom pri ďalšom exporte budú brať iba od tohto dátumu + tie, ktoré boli upravované. Ak chcete vykonať export celý znova, stačí vymazať polia a stránku uložiť.

• Nesynchronizované položky: počet objednávok/zákazníkov/produktov, ktoré ešte nemáte nahrané v Pohode.

• Stiahnuť export: umožňuje stiahnuť nesynchronizované alebo všetky záznamy vo formáte XML.

Synchronizácia objednávok

• Exportovať objednávky v stave: objednávky so zvoleným stavom objednávky budú exportované do Pohody. Ak nie je vybraný stav, budú sa exportovať objednávky nezávisle od ich stavu.
• Spárovať zákazníka s adresárom: vzťah s adresárom je exportovaný spolu s objednávkou. Sú použité iba súčasné dáta zákazníkov z adresára Pohody, čo môže viesť k odlišným fakturačným a dodacím adresám, než aké boli uvedené zákazníkom v objednávke.
• Pridať k doprave a platbe značku stockItem: značka stockItem umožní lepšie nastavenie predkontácie, kalkulácie zisku alebo straty na preprave a spresní výšku nákladov a výnosov.
• Rozpad položiek sady: v prípade sady sa exportujú aj jednotlivé položky sady. Odškrtnutím sa zasiela iba sada ako celková skladová položka, Pohoda načíta jej obsah a cenu sama podľa vlastného nastavenia (pokiaľ takýto komplet existuje). Môže tak dôjsť k zmene ceny objednávky.
• Aktualizovať iba objednávky e-shopu: sú aktualizované iba objednávky e-shopu bez zmien produktov a cien. Objednávky vytvorené v Pohode importované nie sú.

Synchronizácia zákazníkov

• Synchronizovať aktualizovaných zákazníkov/produkty: toto označíte v prípade, že chcete pri exporte synchronizovať aj položky, ktoré už v Pohode máte. Ak ste napríklad v e-shope upravili a zmenili údaje zákazníka, zmeny sa potom aktualizujú aj v Pohode.

Synchronizácia produktov

Pokiaľ Pohodu spúšťate prvýkrát, nasledujúce dva obrázky využijete až po prvotnom nastavení (obrázok 06). Treba si dať pozor na označenie skladov, z ktorých sa má synchronizácia vykonávať, pretože sú štandardne nastavené všetky.

• Členenie skladov: ide o výber skladu pre export do Pohody, v Pohode ho nájdete pod záložkou Sklady (obrázok 07)

  • Pokiaľ máte v Pohode viac zadaných skladov, je potrebné vybrať si jeden, ktorý budete využívať a zadať jeho názov do administrácie e-shopu.

• Cenová skupina: rovnako ako pri sklade je potrebné do administrácie vložiť ešte názov cenovej skupiny. Tú v Pohode nájdete opäť pod záložkou Sklady. Názov cenovej skupiny vložte do administrácie (obrázok 08).

• Synchronizovať príznaky: synchronizovať príznaky produktu (napr. Akcia, Novinka).
• Aktualizovať texty: prenesie do Pohody popisy k produktom. Avšak vzhľadom na obmedzenie počtu znakov pre popisy zo strany Pohody (90 pre názov a 240 pre krátky popis), sa neodporúča exportovať dáta tam aj späť. Mohlo by dôjsť k strate popisov pri produktoch. Ak pole nie je začiarknuté, importujú sa iba texty neznámych (nových) produktov.
• Používať vedľajšie ceny: pri výbere tejto voľby máte možnosť určiť ceny, ktoré sa pri komunikácii Pohoda → e-shop majú prenášať. Môžete mať teda v Pohode vyplnenú predajnú cenu, ale na e-shop prenášať inú, a to jednoducho cez Predajné ceny. K produktom sa potom tieto ceny nastavujú cez záložku Zľavy. Týmto spôsobom je možné tiež nastaviť presne predajné, štandardné a akčné ceny s DPH bez zaokrúhlenia podľa meny.
• Prenášať mínusové položky: ak zaškrtnete, pri importe produktov z Pohody bude zachovaný u produktov mínusový stav položiek na sklade, pokiaľ produkty v Pohode mínusový stav majú. Pokiaľ nezaškrtnete, budú záporné položky porovnané na 0.

Záznam synchronizácie (Log)

Na záložke Log vidíte záznam prebehnutých exportov a importov dát z Pohody. Nájdete tu presný čas, e-mailovú adresu používateľa, IP adresu, z ktorej sa požiadavka vykonávala a počet úspešne prenesených produktov.

Nastavenie v Stormware Pohoda

Nainštalujte si Stormware Pohoda a zvoľte vytvorenie novej účtovnej jednotky. Ak už máte program nainštalovaný a účtovnú jednotku založenú, nemusíte zakladať novú.

Vyplňte vaše fakturačné údaje (obrázok 09). Dôležité je správne nastavenie IČO. To sa musí zhodovať s tým, čo máte zadané v našom systéme v sekcii Fakturačné údaje.

V prípade, že bude vyplnené zle, nebude možné exportovať dáta z e-shopu do Pohody.

Po vyplnení údajov kliknite na ikonku Uložiť.

Pokračujte cez záložku Nastavenia → Internetové obchody → Nastavenia Internetových obchodov (obrázok 10).

V roletke Internetový obchod zvoľte Všeobecný internetový obchod. Pod záložkou Obecné vyplňte meno vášho e-shopu (ľubovoľné) a jeho správnu WWW adresu vrátane http:// alebohttps://. Logo nie je povinné (obrázok 11).

V záložke WEB klient zaškrtnite políčko Webová služba vyžaduje overenie (autentizáciu). Zadajte prihlasovacie údaje, ktoré používate pre prístup do administrácie svojho e-shopu. Prehľad používateľov vášho e-shopu nájdete v Nastavenia → Administrácia → Správcovia obchodu. Zadávajte celý e-mail (obrázok 12).

V záložke Export vložte URL z administrácie e-shopu. Vložte URL adresu z riadka Adresa importu (obrázok 02).

Skopírujte ho do polí: URL pre Zásoby, URL pre Objednávky, URL pre Adresár (obrázok 13).

Dané URL adresy musia byť vždy aj vrátane koncového lomítka /. Napríklad https://www.shoptet.sk/stormware-pohoda/import/.

V záložke Import vložte URL z administrácie e-shopu. Vložte URL adresu z riadku Adresa exportu (obrázok 02).

Skopírujte ho do polí: URL pre Zásoby, URL pre Objednávky, URL pre Adresár (obrázok 14).

Dané URL adresy musia byť vždy aj vrátane koncového lomítka /. Napríklad https://www.shoptet.sk/stormware-pohoda/export/.

V záložke Nastavenie zaškrtnite možnosť Sledovanie komunikácie (história) a vyberte si cestu, kam sa budú ukladať dáta z Pohody. V našom príklade sme vytvorili zložku POHODA na disku C://.

Z tejto zložky odporúčame nemazať dáta. Budú sa vám tu ukladať aj súbory, ktoré nám zašlite v prípade problémov.

Nastavte Verziu XML komunikácie na 2.x (obrázok 15). Záložku FTP klient vyplňovať nemusíte. Nastavenie uložte.

Export dát z e-shopu do Pohody

Adresár v Pohode má pre meno zákazníka iba 25 znakov. Pokiaľ bude meno vo vašom adresári v e-shope dlhšie, v Pohode sa skráti na 25 znakov. Toto sa týka iba mien, ktoré zákazník vyplní do poľa Celé meno, nie do poľa Firma.

Párovanie sa vykonáva na základe kódu produktu. Skontrolujte, či na strane Pohody kódy zodpovedajú tým v Shoptete a ďalej, že sú tieto kódy v Pohode unikátne. V Pohode nesmú byť kódy duplicitne, tieto produkty sa pri importe zahadzujú.

U EAN je na strane Pohody možné nastaviť, či má byť unikátny alebo nie. Pokiaľ je zapnutá unikátnosť, musí kód a EAN v e-shope zodpovedať kódu a EAN v Pohode na jednom sklade. Tzn. nie je možné importovať všetko z obchodu do druhého skladu, pretože to narazí na duplicitu EAN kódu.

Rovnako tak nie je možné importovať produkt s rovnakým EAN kódom a iným kódom produktu, pretože na strane Pohody potom nedôjde k aktualizácii.

Odporúčame unikátnosť EAN vypínať v Nastavenia → Globálne nastavenie → Sklad 1 → Nepovoliť duplicitný čiarový kód zásoby v sklade. Na vypnutie stačí políčko odškrtnúť.

Otvorte si Súbor → Dátová komunikácia → Internetové obchodovanie (obrázok 16).

Sekcia Internetový obchod je pre majiteľov, ktorí vlastnia viac ako jeden e-shop a budú si v Pohode nastavovať ďalšie e-shopy. Tu si potom môžu zvoliť, z ktorého e-shopu budú exportovať dáta (obrázok 17).

V ďalšom kroku ako Typ komunikácie zaškrtnite možnosť Stiahnuť z internetu. Použite tlačidlo Ďalej(obrázok 18)

Pre prvý import dát do Pohody odporúčame importovať údaje samostatne. Najskôr vykonajte import produktov, potom import objednávok a potom adresáre (obrázok 19).

V nasledujúcom kroku ponechajte nastavenie, ako na obrázku 20. Pri použití filtrov (výber podľa) sa nič nevykoná a komunikácia končí chybou.

Po odsúhlasení ďalších krokov zvoľte tlačidlo Dokončiť.

Import dát z Pohody do e-shopu

Postup je zo začiatku rovnaký ako pri exporte. V hlavnom menu Pohody zvoľte Súbor → Dátová komunikácia → Internetové obchodovanie a vyberte obchod, z ktorého sa majú dáta importovať (obrázok 21)

V nasledujúcej tabuľke ako Typ komunikácie zvoľte Odoslať na internet a Data XML (obrázok 22).

V nasledujúcom kroku vyberiete požadované údaje pre synchronizáciu (obrázok 23). Po potvrdení sa objaví okno s časovým rozsahom a tlačidlom Dokončiť prejdete k samotnému exportu dát.

Úroveň implementácie Stormware Pohoda

Prenos variantov produktov E-shop → Pohoda

• Každý variant sa pri exporte z e-shopu do Pohody prenáša ako jednotlivá karta produktu. Pri spätnej synchronizácii sa karty tovaru z Pohody prepoja späť do variant produktov na e-shope.

Prenos variantov produktov Pohoda → E-shop

• Zadané varianty v Pohode sa prenášajú na e-shop ako jednotlivé položky tovaru. Pre správne používanie variantov sa odporúča používať synchronizáciu E-shop → Pohoda.

Ako postupovať v prípade problémov?

Pokiaľ sa vám import nepodarí, kontaktujte prosím rovno našu technickú podporu, najlepšie cez tlačidlo Helpdesk v administrácii e-shopu.

Zašlite nám súbory, ktoré nájdete vo vami zvolenom priečinku na ukladanie dát

pod zložka Import → pod zložka s názvom Vášho e-shopu.

Názov a umiestnenie súborov, ktoré potrebujeme zaslať, sa vám zobrazí po dokončení importu do Pohody.

Zasielajte prosím iba tri dané súbory, ktoré k sebe patria a ktoré súvisia s chybným importom. Zároveň prekopírujte obsah okna po dokončení synchronizácie napríklad do Poznámkového bloku alebo Wordu a zašlite ho spoločne so spomínanými súbormi (obrázok 24). Dodanie týchto podkladov výrazne urýchli vyriešenie vašej požiadavky.

Pohoda vždy nahráva nové objednávky. Pokiaľ budete export vykonávať a nebudete mať žiadne nové objednávky od posledného exportu, systém ukáže chybové hlásenie. Pohoda nahlási, že neprijala žiadne nové dáta.

Najčastejšie chyby