Informačné emaily

Nastavenie automatického zasielania

Informačné emaily zasielajú zákazníkovi informáciu o tom, v akom stave sa nachádza jeho objednávka. Nastavenie informačných emailov nájdete v umiestnení Nastavenia → Emaily → Automatické zasielanie.

Systémové akcie

V prvej záložke nájdete systémové informačné emaily, ktoré odchádzajú zákazníkovi automaticky (obrázok 01). Ak budete chcieť editovať priamo tieto emaily, je potrebné sa do daného emailu prekliknúť a potom hore zvoliť Editovať šablónu. Viac informácií o nastavení šablón nájdete v našom článku Šablóny emailov.

K emailom môžete pridávať ďalších príjemcov (obrázok 02).

Obrázok 01
Obrázok 01

Automatické emaily, ktoré sú nastavené v rámci Systémových akcií (Nastavenia → Emaily → Automatické zasielanie), sa môžu odosielať nielen zákazníkom, ale aj na emailovú adresu e-shopu. Ide prevažne o akcie ako Oznámenie o objednávke e-shopu.

Aby taký email prišiel k vám, je potrebné ako príjemcu nastaviť Hlavnú emailovú adresu e-shopu. Kliknite na detail systémovej akcie a vpravo hore na tlačidlo Pridať príjemcu (obrázok 02).

V dialógovom okne pri políčku príjemca zvoľte patričnú možnosť.

Samotnú hlavnú emailovú adresu e-shopu nastavíte v Nastavenia → Základné nastavenia → Nastavenia obchodu. V sekcii Kontaktné údaje pre vašich zákazníkov sa toto pole nachádza v druhom riadku.

Obrázok 02
Obrázok 02

Ako do automatických emailov pridať prílohu

Po rozkliknutí ktorejkoľvek zo šablón na záložke Systémové akcie nájdete na spodnej časti stránky možnosť priložiť súbory (obrázok 03).

V súvislosti s tzv. tlačidlovou novelou je potrebné zákazníkovi poskytnúť pri potvrdení objednávky obchodné podmienky vo forme, ktorá umožní ich uchovanie a opakované zobrazenie.

Jednou z ciest, ako nariadeniu vyhovieť, je priloženie súboru (napr. PDF) s obchodnými podmienkami do systémového emailu Oznámenie o objednávke zákazníkovi.

Obrázok 03
Obrázok 03

Stavy objednávok

V druhej záložke sa nachádzajú všetky stavy objednávok, ktoré v e-shope máte - systémové stavy aj tie, ktoré ste si vytvorili sami. Ku každému z týchto stavov si môžete nastaviť e-mail, ktorý sa pri zmene stavu automaticky odošle zákazníkovi (obrázok 04).

Nové objednávky sú vytvárané v stave, ktorý máte v administrácii v časti Nastavenia → Objednávky → Stavy nastavený ako predvolený. V momente vytvorenia objednávky sa zákazníkovi neodošle šablóna vytvorená pre tento predvolený stav, ale je mu odoslaný e-mail prostredníctvom šablóny systémovej akcie „Oznámenie o objednávke zákazníkovi“.

Obrázok 04
Obrázok 04

Kliknite na riadok s názvom šablóny. Upravte text emailu a zvoľte Uložiť (obrázok 5). Môžete využiť značky, ktoré prepíšu danú hodnotu. Pomocou týchto emailov môžete odosielať i dokumenty (faktúry, dodacie listy atď.) vytvorené v rámci objednávky, pre správne odoslanie však musia existovať.

Obrázok 05
Obrázok 05

Časti šablón

V poslednej záložke nájdete prednastavené šablóny niektorých najpoužívanejších emailov, ktoré sú spojené s automatickými emailami a sú naviazané na niektoré akcie (platba prevodom, doručovacie a fakturačné adresy atď.) (obrázok 06). Prípadne si ich môžete skopírovať alebo sa nimi inšpirovať. K šablónam emailov je možné, na konci editácie dokumentu, pridávať prílohy.

Viac informácií nájdete v článku Šablóny emailov.

Obrázok 06
Obrázok 06

Informačné emaily

Informačné emaily nájde v administrácii v Nastavenia → Emaily → Informačné emaily (obrázok 07). V tejto sekcii nájdete priestor pre vkladanie svojich individuálne vytvorených emailov. Emaily môžete odoslať vašim zákazníkom ručne z detailu objednávky, faktúry, zálohovej faktúry, daňového dokladu k prijatej platbe, dobropisu či dodacieho listu.

Tieto emaily môžete využiť v prípade zasielania dodatočných informácií zákazníkovi, ktoré nie sú štandardne obsiahnuté v stavových objednávkach a v potvrdení objednávky.

Nový informačný email môžete vložiť tlačidlom Pridať. Nastavíte názov, predmet a text emailu, rovnako ako doklady, v ich detaile má byť možnosť odoslania viditeľná. Kliknutím na názov emailu daný email upravíte.

Poradie informačných emailov môžete meniť ťahaním pomocou modrej ikony v poslednom pravom stĺpci. Ako emaily zoradíte v tomto prehľade, v takom poradí sa zobrazia priamo v detaile objednávky po prejdení na tlačidlo Email v hornej nástrojovej lište objednávky.

Šípky v jednotlivých stĺpcoch výpisu neslúžia k výslednému zoradeniu emailov, ale len ako náhľad pre administrátora e-shopu.

Ikona s červeným krížikom email vymaže (obrázok 07).

Obrázok 07
Obrázok 07

Záznam o odoslaní informačného emailu sa objaví priamo v detaile danej objednávky v záložke História

Aké značky môžem v informačných emailoch použiť?

Nasledujúce značky sa automaticky nahradia u danej objednávky príslušnou hodnotou. Ak teda napríklad do emailu zadáte Vaša objednávka č. #ORDER_CODE# bola vybavená, zákazníkovi sa v emailovej správe miesto značky zobrazí číslo danej objednávky Vaša objednávka č. 2011000050 bola vybavená.

Ak nasledujúce značky kopírujete z tabuľky a vkladáte do editoru emailu, odporúčame vloženie previesť pomocou klávesovej skratky Ctrl+Shift+V (Cmd+Shift+V pre Mac), ktorá zaručí, že sa skopíruje len čistý text bez akéhokoľvek formátovania.

Správne vloženie značiek môžete skontrolovať i priamo v editore emailu na záložke Nástroje → Zdrojový kód.

Tabuľka platných značiek:

KódPopis
#DOCUMENT_TYPE#Názov dokumentu, napr. Faktúra, Dobropis, Objednávka atď.
#DOCUMENT_NUMBER#Číslo dokumentu
#WEBSITE_NAME#Názov vášho e-shopu (je potrebné ho mať vyplnený v Nastavenia obchodu)
#PROJECT_PHONE#Značka prepisuje telefón nastavený pod kartou Nastavenia → Základné nastavenia → Údaje predajcu → Kontaktné informácie pre vašich zákazníkov
#BANK_ACCOUNT#Číslo bankového účtu, je potrebné ho vyplniť v detaile každej meny
#QR_CODE#QR kód generovaný pre platbu objednávky. Pre použitie je potrebné mať vyplnené všetky tri údaje k bankovému účtu v Nastavenia → Základné nastavenia → Meny (teda bankový účet, IBAN a BIC). Číslo bankového účtu nesmie obsahovať medzery.
#IBAN#Číslo bankového účtu v IBAN formáte, je potrebné ho vyplniť v detaile každej meny
#BIC#SWIFT kód banky, je potrebné ho vyplniť v detaile každej meny

Objednávka (ostatné doklady len ak majú vyplnené číslo objednávky):

KódPopis
#ORDER_DATE#Dátum objednávky
#ORDER_DATETIME#Dátum a čas vytvorenia objednávky
#ORDER_CODE#Kód objednávky
#ORDER_WEIGHT#Celková hmotnosť objednávky
#ORDER_STATUS#Stav objednávky
#ORDER_STATUS_ID#Identifikačné číslo stavu objednávky (možno použiť na podmienené vkladanie, napr. #TEMPLATE[ORDER_STATUS_ID=4].orderContent)
#PRICE_WITH_VAT#Celková cena objednávky vrátane DPH. Odporúčame používať spolu so značkou #CURRENCY#.
#PRICE_VAT#Celková DPH objednávky
#PRICE_ROUNDING#Výška zaokrúhlenia ceny
#PAID#Informácia, koľko zákazník z objednávky uhradil. Skratka bude funkčná iba v prípade aktívnych doplnkov Automatické párovanie platieb alebo Shoptet Pay. Podmienkou pre funkčnosť je informácia o konkrétnej čiastke prijatej platby v histórii objednávky.
#SHOP_REMARK#Poznámka obchodníka k objednávke
#EXCHANGE_RATE#Menový kurz, ktorý bol nastavený v dobe uskutočnenia objednávky
#CURRENCY#Mena, v ktorej bola objednávka uskutočnená. Odporúčame uvádzať za značkou prepisujúcou finančnú čiastku (#PRICE_WITH_VAT#, #ADDITIONAL_PAYMENT# atp.)
#ONLINE_PAYMENT_BUTTON#Odkaz na možnosť online zaplatenia
#PACKAGE_URL#URL zásielky (pre správnosť zobrazenia musí byť vyplnené číslo balíka)
#ADDITIONAL_INFO_TABLE#Tabuľka všetkých doplňujúcich informácií vrátane názvov riadkov
#ADDITIONAL_INFO_1,2,..-6#Obsahy jednotlivých doplňujúcich informácií - riadok 1-6
#REMARK#Poznámka zákazníka k objednávke
#EMAIL#Email zákazníka
#PHONE#Telefón zákazníka
#FULL_NAME#Celé meno zákazníka
#IDENTIFICATION_NUMBER#Identifikačné číslo zákazníka
#COMPANY#Fakturačná adresa firmy zákazníka
#STREET#Ulica zákazníka
#HOUSE_NUMBER#Číslo domu
#ADDITIONAL#Doplnková informácia k platbe
#CITY#Mesto zákazníka
#DISTRICT#Okres
#ZIP#PSČ zákazníka
#COUNTRY#Názov krajiny zákazníka
#COMPANY_ID#IČO
#VAT_ID#DIČ
#DELIVERY_FULL_NAME#Celé meno zákazníka pre doručenie
#DELIVERY_COMPANY#Doručovacia adresa firmy
#DELIVERY_STREET#Dodacia ulica
#DELIVERY_HOUSE_NUMBER#Dodacie číslo domu
#DELIVERY_CITY#Dodacie mesto
#DELIVERY_DISTRICT#Dodací okres
#DELIVERY_ZIP#Dodacie PSČ
#DELIVERY_COUNTRY#Dodací názov krajiny
#YEAR_SHORT#Súčasný rok, napr. na copyright
#PACKAGE_NUMBER#Číslo balíka
#TEMPLATE.orderContent#

Obsah objednávky (čo zákazník nakúpil, spôsob dopravy a platby) v tabuľkovom výpise. 

Obsah tabuľky je možné ovplyvniť pomocou riadiacich premenných:

  • #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityOrder=1]# - zobrazí stĺpec s predpokladanou skladovou dostupnosťou pred vytvorením objednávky, je možné použiť len v okamihu vytvorenia objednávky
  • #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityCurrent=1]# - zobrazí stĺpec s aktuálnou skladovou dostupnosťou - využijete najmä pre informovanie zákazníka o stave objednávky pri neskoršej komunikácii
  • #TEMPLATE.orderContent[showRemainingAmount=1]# - použiteľné najmä pre email e-shopu - zobrazí zostávajúcu skladovú dostupnosť po vytvorení objednávky
  • #TEMPLATE.orderContent[showCancelledItems=1]# - zobrazí v tabuľke aj stornované položky objednávky

Premenné je možné kombinovať, napríklad: #TEMPLATE.orderContent[showAvailabilityOrder=1,showRemainingAmount=1]#.

Vzhľad tabuľky je možné ovplyvniť cez CSS blok vložený na začiatok emailu.

#ADDITIONAL_PAYMENT#

Dodatočná platba. Systém ju vypočíta ako rozdiel medzi prijatou platbou a cenou objednávky. Prepisuje len túto čiastku. Odporúčame používať spolu so značkou #CURRENCY# (napr. Čiastka k doplateniu: #ADDITIONAL_PAYMENT# #CURRENCY#). Vzťahuje sa ku Kontrole prijatých platieb.

Faktúra, zálohová faktúra, daňový doklad k prijatej platbe a dobropis:

KódPopis
#INVOICE_CODE#Číslo faktúry (len faktúra a dobropis)
#INVOICE_PROFORMA_CODE#Číslo zálohovej faktúry (len faktúra a zálohová faktúra)
#PROOF_OF_PAYMENT_CODE#Číslo daňového dokladu k prijatej platbe (len doklad k prijatej platbe)
#INVOICE_CREDITNOTE_CODE#Číslo dobropisu (len dobropis)
#INVOICE_BANK_ACCOUNT#Účet uvedený v dokumente
#INVOICE_IBAN#IBAN uvedený v dokumente
#INVOICE_BIC#BIC uvedený v dokumente
#INVOICE_BILLING_METHOD_NAME#Názov spôsobu platby
#INVOICE_REMARK#Poznámka k dokumentu
#PRICE_WITH_VAT#Čiastka s DPH
#PRICE_VAT#DPH
#PRICE_ROUNDING#Zaokrúhlenie (okrem dokladu k prijatej platbe)
#PRICE_WITHOUT_ROUNDING#Čiastka bez zaokrúhlenia (okrem dokladu k prijatej platbe)
#VARIABLE_SYMBOL#Variabilný symbol
#CONSTANT_SYMBOL#Konštantný symbol
#SPECIFIC_SYMBOL#Špecifický symbol
#DUE_DATE#Dátum splatnosti (okrem dokladu k prijatej platbe)
#TAX_DATE#Dátum zdaniteľného plnenia (len faktúra, doklad k prijatej platbe a dobropis)
#EXCHANGE_RATE#Koeficient prepočtu meny (len faktúra a dobropis)

Dodací list:

KódPopis
#DELIVERYNOTE_CODE#Číslo dodacieho listu
#DELIVERYNOTE_DATE#Dátum vydania
#DELIVERYNOTE_REMARK#Poznámka k dokumentu
#EMAIL#Email zákazníka
#PHONE#Telefón zákazníka
#FULL_NAME#Celé meno zákazníka
#IDENTIFICATION_NUMBER#Identifikačné číslo zákazníka
#COMPANY#Firma zákazníka
#STREET#Ulica zákazníka
#HOUSE_NUMBER#Číslo domu
#ADDITIONAL#Doplnková informácia k platbe
#CITY#Mesto zákazníka
#DISTRICT#Okres
#ZIP#PSČ zákazníka
#COUNTRY#Názov krajiny zákazníka
#COMPANY_ID#IČO
#VAT_ID#DIČ
#DELIVERY_FULL_NAME#Celé meno zákazníka pre doručenie
#DELIVERY_COMPANY#Dodacia firma
#DELIVERY_STREET#Dodacia ulica
#DELIVERY_HOUSE_NUMBER#Dodacie číslo domu
#DELIVERY_ADDITIONAL#Doplnková informácia k doprave (napr. pobočka Heuréka Pointu)
#DELIVERY_CITY#Dodacie mesto
#DELIVERY_DISTRICT#Dodací okres
#DELIVERY_ZIP#Dodacie PSČ
#DELIVERY_COUNTRY#Dodací názov krajiny
#SHIPPING_NAME#Názov vybranej dopravy

Ako nastavím sledovanie zásielky?

V prípade, že je vyplnené číslo zásielky (úplne dole v detaile objednávky) a príslušná doprava má nastavenú prepravnú spoločnosť (napríklad Slovenská pošta), potom je možné odoslať email so značkami #PACKAGE_URL# a #PACKAGE_NUMBER# . Zákazníkovi príde číslo zásielky a odkaz k jej sledovaniu.

Aké úpravy sú potrebné v prípade, že využívam Heuréka Marketplace?

Základná šablóna informačného emailu štandardne obsahuje:

Číslo účtu: #BANK_ACCOUNT#

Variabilný symbol platby: #ORDER_CODE#

Pri využití Heuréka Marketplace však informácie o platbe nesmú byť obsiahnuté v prípade, že nie je zvolená platba prevodom. Ak chcete túto službu od Heuréky využívať, zmažte vyššie uvedené informácie a nahraďte ich značkou #EMAIL[BILLING_METHOD=transfer].billingInfo# . Tá prepisuje platobné informácie len v prípade, že zákazník zvolí platbu prevodom. V nastavení danej platby je potrebné mať systémové označenie prevodom u typu platby.